Flexible Lösungen für SharePoint und Office 365 – Shareflex^®

Was ist Shareflex^®?

Shareflex ist eine Plattform, mit der sich Geschäftsanwendungen nach Maß konfigurieren und individuell anpassen lassen. Portal Systems und die Lösungspartner stellen darüber hinaus, auf Basis von Shareflex, vorkonfigurierte Lösungen für verschiedene Fachverfahren zur Verfügung.

Mit Shareflex^® wird SharePoint zur Plattform für Geschäftsanwendungen

Mit der Shareflex Platform ist das Erstellen von digitalen Unternehmenslösungen auch ohne Programmierkenntnisse möglich. Shareflex erweitert SharePoint sinnvoll und macht es so zur Plattform für ganzheitliche Geschäftsanwendungen.

Hierfür bietet Shareflex bereits integrierte Funktionen für die Erstellung benutzerfreundlicher Oberflächen, die Automatisierung von Hintergrundprozessen, die Workflowsteuerung, das Berechtigungssystem und das automatische Deployment der fertigen Applikationen.

Shareflex steht außerdem für ein Höchstmaß an Stabilität und Sicherheit. Auch deshalb setzen bereits über 300 Kunden aus Mittelstand und Industrie auf Shareflex als Plattform für ihre Geschäftsanwendungen.

Digital Business Applications: Online, on-premises oder hybrid

Die Shareflex Platform und die vorkonfigurierten Lösungen stehen unseren Kunden wahlweise für SharePoint 2016 und 2019 (Shareflex Classic), für Microsoft Office 365 / SharePoint Online und die Microsoft Content Services (Shareflex Online) oder für eine hybride Umgebung zur Verfügung.

Genau wie Microsoft folgt auch Portal Systems dem Prinzip „Cloud first, mobile first”. Das bedeutet, dass neue Shareflex-Funktionalitäten immer zuerst in der Microsoft Office 365-Produktversion zur Verfügung gestellt werden.

Welche Vorteile bieten Office 365, SharePoint und Shareflex^® Ihrem Unternehmen?

Unternehmen und Organisationen nutzen Microsoft SharePoint für verschiedene Szenarien: Sehr oft wird zunächst mit dem Aufbau eines Intranets begonnen, um einen zentralen Ort der Informationsbereitstellung und -verteilung zu schaffen — mit Telefonverzeichnissen, Neuigkeiten und Ankündigungen, Unternehmensbereichen und Mitarbeiterprofilen.

Anschließend erfolgt häufig eine Ausweitung der Nutzung auf die projektbezogene Dokumentenablage, um die Zusammenarbeit in den Teams zu fördern. Auch einfache formularbasierte Prozesse, wie Urlaubs- oder Reiseanträge, werden gerne über SharePoint gesteuert. Ebenso weit verbreitet ist der Aufbau von Wikis, die einer Vielzahl von Intranet-Nutzern Zugang zu Informationen und Wissen ermöglichen.

Wege aus der Komplexitätsfalle

Viele SharePoint-Einführungen bleiben allerdings in diesem Stadium stecken. Dies liegt häufig an der (zu) hohen Komplexität von SharePoint, mangelnder Akzeptanz seitens der Anwender in den betroffenen Fachabteilungen oder einer Kombination aus beidem.

Dabei steckt in SharePoint jede Menge Potenzial. Richtig konfiguriert und eingesetzt ist SharePoint eine außerordentlich stabile und flexible Plattform, auf der, neben den oben beschriebenen Anwendungen, auch Geschäftsprozesse auf Team-, Abteilungs- und Unternehmensebene abgebildet werden können.

Mit Shareflex^®zum Modern Digital Workplace

Shareflex schließt genau diese Lücke. SharePoint-basierte Geschäftsanwendungen können mit Shareflex einfach und schnell, ohne individuelle Programmierung, erstellt werden.

Die Komplexität wird dadurch wesentlich reduziert, die Benutzeroberflächen werden einheitlich und anwendungsfreundlich gestaltet und Hintergrundprozesse werden automatisiert. Und bei Bedarf stehen Ihnen bereits eine ganze Reihe fertig vorkonfigurierter Geschäftsanwendungen zur Verfügung.

In Verbindung mit Office 365 und den Microsoft Content Services, entsteht so ein moderner, digitaler Arbeitsplatz mit Anwendungen aus einem Guss. Und SharePoint wird zu einer hochgradig effizienten Geschäftsprozessplattform.

Welche Geschäftsanwendungen sind möglich?

Als SharePoint-basierte Geschäftsanwendungen bezeichnen wir digitale Fachanwendungen, die Informationen, Dokumente, Prozessabläufe und Workflows sowie Hintergrundaktionen innerhalb von SharePoint bereitstellen. Und zwar so, dass daraus eine für den Endanwender einfach und intuitiv zu bedienende Anwendung entsteht.

Grundsätzlich lässt sich mithilfe von Shareflex (fast) jede beliebige Geschäftsanwendung für SharePoint und Office 365 konfigurieren. Beispiele für solche Geschäftsanwendungen sind die bereits vorkonfigurierten und standardisierten Shareflex-Lösungen für das Vertragsmanagement, die Dokumentenlenkung und das Auditmanagement. Oder auch die digitale Personalakte und die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Vom Projekt zur Lösung

Zudem wurden im Rahmen von Projekten bereits eine Vielzahl an Shareflex Templates entwickelt: Unter anderem für die Fachverfahren Meeting-, Bestellanforderungs-, Fuhrpark- und Kontaktmanagement. Aber auch individuelle Kundenlösungen für Lieferantenmanagement und -bewertung, das Patentmanagement oder die Projektverwaltung haben wir bereits umgesetzt.

Shareflex bietet außerdem eine Vielzahl an Schnittstellen für die Integration der Geschäftsanwendungen in die jeweils im Unternehmen vorhandenen ERP-Systeme, wie z. B. SAP oder Microsoft Dynamics 365.