Titelbild Shareflex Quality Dokumentenmanagement
Shareflex Quality Documents von Portal Systems ist Software für das Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint und Office 365
Mit Shareflex Quality Documents für SharePoint und Office 365 lassen sich QM-Dokumente online und on-premises verwalten und lenken

Dokumentenlenkung mit SharePoint und Office 365

Mit Shareflex Quality Documents bringen Sie Ordnung in die Lenkung und Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente.

Flexibel, sicher und transparent.

QM Dokumentenmanagement – Volle Flexibilität mit Shareflex®

Shareflex Quality Documents bietet Ihnen eine Komplettlösung für die Dokumentenlenkung und das Management Ihrer QM-Dokumente. Und das sowohl online als auch on-premises, auf Basis von Microsoft SharePoint und Office 365.

Die Software unterstützt Ihr Qualitätsmanagement und fügt sich nahtlos in Ihr Integriertes Management System (IMS) ein. So lässt sich Ihr QM-Handbuch bequem einbinden und gelenkte Dokumente können Workflow-gestützt erstellt werden. Auch die Integration eines bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Reklamationsmanagements ist problemlos möglich.

Gelenkte Dokumente – Effizient und benutzerfreundlich

Mit Shareflex Quality Documents lassen sich Ihre QM-Dokumente, -Daten und -Prozesse sicher und effizient über den gesamten Lebenszyklus hinweg lenken und verwalten. Und die benutzerfreundlichen Oberflächen vereinfachen die tägliche Arbeit mit dem System noch zusätzlich.

Als sofort einsetzbare Standardanwendung ist das Produkt optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Mithilfe leicht zu konfigurierender Ergänzungskomponenten können Sie es zudem jederzeit bequem anpassen und erweitern.

Machen Sie sich Ihr eigenes Bild

Alle wichtigen Informationen zur Dokumentenlenkung und den Funktionen von Shareflex Quality Documents erhalten Sie in unserem monatlichen Webcast und den Produktguides.

Wir beantworten Ihre Fragen selbstverständlich auch gern in einem persönlichen Gespräch!

Vorschaubild Shareflex Quality Dokumentenmanagement Webcast

Portal Systems Akademie – Der Shareflex® Quality Documents Webcast

Mit den Shareflex Webcasts erhalten Sie ab sofort die Möglichkeit, sich völlig unverbindlich ein erstes Bild von unseren Lösungen zu machen. Monatlich präsentiert von unserem Shareflex Experten Patrick Carl. Live oder auf Abruf. Und selbstverständlich kostenfrei.

Prozesse verstehen. Lösungen finden.

Eine Vielzahl führender Unternehmen beschreitet den Weg in die Digitalisierung bereits mit den Shareflex-Lösungen von Portal Systems. Sind Sie bereit für den ersten Schritt? Dann kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Fragen!

Diese Unternehmen vertrauen u.a. bereits auf Shareflex Quality Documents:

  • Fritz Egger
  • Thyssenkrupp
  • Evonik
  • Privatmolkerei Bauer

Sie möchten mehr über Shareflex Quality Documents erfahren? Dann vereinbaren Sie am besten gleich einen Termin für eine kostenlose Produkt-Präsentation!

Die wichtigsten Eigenschaften und Funktionen im Überblick

QM-Cockpit

Beschreibung des QM-Cockpits im Dokumentenmanagement Shareflex Quality Documents

➀ Schneller und übersichtlicher Einstieg in relevante Informationen aus dem QM-Portal

➁ Baumdarstellungen für Prozesse, Organigramme o.Ä.

➂ Einbindung von Prozesslandkarten

➃ Personalisierte Favoriten und Filter

➄ Zugriff auf zentrale Dokumente

➅ Aktuellste Veröffentlichungen von Dokumenten

Dokumenterstellung

Beschreibung der Dokumenterstellung mit dem Dokumentenmanagement Shareflex Quality Documents

➀ Einfache Dokumenterstellung auf Basis von Vorlagen

➁ Nutzung von vorhandenen Dokumentvorlagen

➂ Automatische Generierung der Dokumentennummer

Office Integration

Beschreibung der Office Integration des Dokumentenmanagements Shareflex Quality Documents

Funktion auf Basis der Business Rules Engine (Shareflex® Rules) zur automatischen Übertragung von SharePoint Metadaten in:

✪ Microsoft Word

✪ Microsoft Excel

✪ Visio-Dokumente

Workflows

Beschreibung von Workflows im Dokumentenmanagement Shareflex Quality Documents

➀ Normen-konforme Dokumentenlenkung

➁ Mehrstufiger und konfigurierbarer Freigabe-Prozess

➂ Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten

➃ Überwachung der Gültigkeitsdauer inklusive Wiedervorlage von Dokumenten

➄ Automatische kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen

➅ Stellvertreter-Regelungen

Berechtigungen

Details zur Vergabe von Berechtigungen in Shareflex Quality Documents

➀ Individuelle Berechtigungen mittels Regelwerk konfigurierbar

➁ Nachträgliche Aktualisierungen mittels Batch-Jobs

➂ Einfache Anzeige der Berechtigungen über Funktions-Button

Benachrichtigungen

Details zum Versand von Benachrichtigungen in Shareflex Quality Documents

➀ Kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen täglich über Freigabe-Aufgaben, veröffentlichte Dokumente, Änderungsanträge, ungültige Dokumente, etc.

➁ Erinnerungs-Funktion über offene Freigabe-Aufgaben in einem definierbaren Intervall

➂ Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten mit Lesebestätigung

➃ E-Mail Templates individualisierbar und erweiterbar

➄ Intervalle für E-Mail-Versand frei definierbar

Dokumentenakte und Audittrail

Details zur Dokumentenakte und dem Audittrail im Dokumentenmanagement Shareflex Quality Documents

➀ Abbildung des gesamten „Document Life Cycle“

➁ Vollständige Historie aller Versionen, Workflows, Aufgaben usw. zu einem Dokument

➂ Historie der Änderungen des Dokuments

Archivierung

Details zur Archivierung von QM Dokumenten mit Shareflex Quality Audit

  • Vollständige Archivierung:
    • aller Dokumentversionen
    • der Prüf- und Freigabeinformationen
    • der Workflowinformationen
    • ungültiger und zurückgezogener Dokumente
  • Optionale revisionssichere Archivierung auf vorhandenes Storagesystem
  • Langzeit und plattformunabhängige Archivierung durch Konvertierung in PDF/A

Prozesslandkarte

Details zur Prozesslandkarte in Shareflex Quality Documents

➀ Dynamische Navigation in den Prozessen und Dokumenten durch eine grafische Prozesslandkarte

➁ Prüfung und Freigabe der Prozesse auch mittels Freigabeworkflow

➂ Automatische Konvertierung der Prozesslandkarte

Die Benutzeroberfläche von Shareflex® Quality Documents

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck vom User Interface unserer Lösung Shareflex Quality Documents.

Das Verwalten und Lenken von QM-Dokumenten kann schnell sehr komplex und unübersichtlich werden. Daher stellen wir den Anwendern eine möglichst intuitiv erfassbare und übersichtliche Benutzeroberfläche für die tägliche Arbeit zur Verfügung.

Denn erst die Akzeptanz der User ermöglicht die erfolgreiche Einführung einer neuen Software. Dies gilt für das Dokumentenmanagement wie für alle anderen Geschäftsanwendungen.

Screenshot Shareflex Quality Documents Startbereich
Screenshot Shareflex Quality Documents Dokumentenakte
Screenshot Shareflex Quality Documents Prüf- und Freigabeworkflow
Screenshot Shareflex Quality Documents Dokument mit Funktionen
Screenshot Shareflex Quality Documents Stammdaten
Screenshot Shareflex Quality Documents Volltextsuche