Praxisbericht: Beschleunigte Rechnungsprozesse im Film-Business

SharePoint in der Film-Branche: Im SharePoint 360 Praxisbericht wird gezeigt, wie die neue deutsche Filmgesellschaft (ndF) die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Rechnung von 30 auf 4 Tage reduzieren konnte. Mit freundlicher Unterstützung von Portal Systems und pscInvoice (jetzt: Shareflex|invoice), der komplexen Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis von Microsoft SharePoint.

SharePoint beim Bergdoktor und der Prinzessin Lillifee: In der Film- und Fernseh-Branche gelten etwas andere Gesetzte als in anderen Geschäftsfeldern. Sie ist gekennzeichnet durch viele Teams, immer unterwegs an wechselnden Standorten, und massenhaft kleine Kreativ-Dienstleister. Auf dem SharePoint Forum Stuttgart hat die neue deutsche Filmgesellschaft anschaulich gezeigt, wie SharePoint in dieser Sparte helfen kann, die komplexe Rechnungseingangsverarbeitung zu optimieren. So landen Rechnungen rasch beim zuständigen Mitarbeiter, sind schnell freigegeben und bezahlt.

Herausforderung: 20.000 Rechnungen und lange Bearbeitungszeiten

Rund 20.000 Rechnungen bekommt die Film- und Fernsehproduktionsgesellschaft pro Jahr. In der Vergangenheit wurden diese in Papierform zwischen den Produktionsstandorten hin- und hergeschickt. Die Durchlaufzeit für die Freigabe betrug bis zu vier Wochen, was natürlich auch jede Menge Mahnungen nach sich zog. Daher machte sich das Unternehmen im Jahr 2012 daran, den Rechnungsdurchlauf zu beschleunigen. Nach einem Jahr Produktsuche und mit unbefriedigenden Ergebnissen, holte das Management schließlich das Hamburger Systemhaus PSC Portal Systems Consulting ins Boot. Die Berater führten zunächst eine Situationsanalyse durch und implementierten anschließend die Lösung Shareflex|invoice (ehem. „pscInvoice“) auf SharePoint-Basis.

Mit SharePoint den Prozess von 30 auf 4 Tage reduziert

Der Erfolg kann sich sehen lassen. Weil dank SharePoint das aufwändige Hin- und Herschicken der Rechnungen entfällt, hat sich die Durchlaufzeit von vier Wochen auf drei bis vier Tage verkürzt. Vor dem Scannen einer Papierrechnung nehmen die Mitarbeiter eine kurze Sichtprüfung vor, um offensichtliche Fehler auszuschließen. Anschließend versehen sie das Dokument mit einem Barcode und leiten es über SharePoint an den Empfänger.

Auch elektronische Rechnungen kann die Filmgesellschaft nun annehmen. Hier läuft der Weg über eine vorgeschaltete Mailadresse. Dort werden zunächst die Fehlläufer aussortiert und dann die Rechnungen nach einer Schrifterkennung ins SharePoint-System eingespeist. Neben dem Tempo hat durch die Digitalisierung auch die Transparenz deutlich zugelegt: „Wir haben nun sämtliche Rechnungen eines Jahres im Blick“, freut sich [Viola] Fischer-Weiss [Leiterin Rechnungswesen bei der ndF, Anm.d.R.]. „Über Schnittstellen können wir direkt aus der Finanzbuchhaltung heraus die Belege ansehen.“

Vertraute Client-Optik erleichtert die Akzeptanz

Der Weg zu diesem Erfolg war mit jeder Menge Hindernissen gespickt: „Die größte Herausforderung war für uns das Durchdenken und Optimieren der Geschäftsprozesse“, erinnert sich Fischer-Weiss. „Im zweiten Schritt war es schwierig, all unsere Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass ihnen die elektronische Rechnungsfreigabe Vorteile bringt. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter aus der Requisite sich in seinen früheren Rechnungen die Preise der Dienstleister ansehen.“ Eine große Erleichterung sei es hierbei gewesen, dass die Bedienoberflächen von SharePoint stark an Outlook erinnern. „Die Mitarbeiter haben die vertraut wirkende Oberfläche schnell akzeptiert und so das neue System zur Rechnungsfreigabe gut angenommen.“

Lesen Sie mehr über die Herausforderungen und die Lösung im kompletten Praxisbericht.

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