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Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint

Mit Shareflex|quality documents bringen Sie Ordnung in die Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente und Ihr Dokumentenmanagement.

Flexibel, sicher und transparent.

Volle Flexibilität mit Shareflex

Shareflex|quality documents bietet Ihnen eine Komplettlösung für die Dokumentenlenkung und das Dokumentenmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint. Dies gilt sowohl für Ihr integriertes Managementsystem und QM-Handbuch als auch für die workflow-gestützte Erstellung gelenkter Dokumente. Zusätzlich lässt sich ein bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenes Reklamationsmanagement ganz einfach integrieren.

Als sofort einsetzbare Standardanwendung ist das Produkt optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Und mithilfe leicht zu konfigurierender Ergänzungskomponenten können Sie es jederzeit bequem anpassen und erweitern.

Dokumentenmanagement mit SharePoint – Sicher und benutzerfreundlich

Mit Shareflex|quality documents lassen sich Ihre QM-Dokumente, -Daten und -Prozesse sicher und effizient über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten. Und die benutzerfreundlichen Oberflächen vereinfachen die tägliche Arbeit mit dem System noch zusätzlich.

Prozesse verstehen. Lösungen finden.

Eine Vielzahl führender Unternehmen beschreitet den Weg in die Digitalisierung bereits mit den Shareflex-Lösungen von Portal Systems. Sind Sie bereit für den ersten Schritt? Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Fragen!

Diese Unternehmen vertrauen u.a. bereits auf Shareflex|quality documents:

  • Fritz Egger
  • Thyssenkrupp
  • Evonik
  • Privatmolkerei Bauer

Shareflex|quality documents – Die wichtigsten Features auf einen Blick

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents Dokumenterstellung Grafik

Dokumenterstellung

  • Einfache Dokumenterstellung auf Basis von Vorlagen
  • Nutzung von vorhandenen Dokumentvorlagen
  • Automatische Generierung der Dokumentnummer

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents Office Integration GrafikOffice Integration

Funktion auf Basis der Business Rules Engine (Shareflex|rules) zur automatischen Übertragung von SharePoint Metadaten in:

  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Visio-Dokumente

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents Workflows GrafikWorkflows

  • Normen-konforme Dokumentenlenkung
  • Mehrstufiger und konfigurierbarer Freigabe-Prozess
  • Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten
  • Überwachung der Gültigkeitsdauer inklusive Wiedervorlage von Dokumenten
  • Automatische kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen
  • Stellvertreter-Regelungen

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents Berechtigungen GrafikBerechtigungen

  • Individuelle Berechtigungen mittels Regelwerk konfigurierbar
  • Nachträgliche Aktualisierungen mittels Batch-Jobs
  • Einfache Anzeige der Berechtigungen über Funktions-Button

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents Benachrichtigungen GrafikBenachrichtigungen

  • Kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen täglich über Freigabe-Aufgaben, veröffentlichte Dokumente, Änderungsanträge, ungültige Dokumente, etc.
  • Erinnerungs-Funktion über offene Freigabe-Aufgaben in einem definierbaren Intervall
  • Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten mit Lesebestätigung
  • E-Mail Templates individualisierbar und erweiterbar
  • Intervalle für E-Mail-Versand frei definierbar

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents Dokumentakte Audittrail GrafikDokumentakte und Audittrail

  • Abbildung des kompletten „Document Life Cycle“
  • Komplette Historie aller Versionen, Workflows, Aufgaben usw. zu einem Dokument
  • Historie über Änderungen des Dokuments

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents Archivierung GrafikArchivierung

  • Archivierung aller Dokumentversionen
  • Archivierung der Prüf- und Freigabeinformationen
  • Archivierung der Workflowinformationen
  • Archivierung ungültiger und zurückgezogener Dokumente
  • Optionale revisionssichere Archivierung auf vorhandenes Storagesystem
  • Langzeit und plattformunabhängige Archivierung durch Konvertierung in PDF/A

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents Prozesslandkarte GrafikProzesslandkarte

  • Dynamische Navigation in den Prozessen und Dokumenten durch eine grafische Prozesslandkarte
  • Prüfung und Freigabe der Prozesse auch mittels Freigabeworkflow
  • Automatische Konvertierung der Prozesslandkarte

Dokumentenmanagement Shareflex|quality documents QM-Cockpit GrafikQM-Cockpit

  • Schneller und übersichtlicher Einstieg in relevante Informationen aus dem QM-Portal
  • Baumdarstellungen für Prozesse, Organigramme o.Ä.
  • Einbindung von Prozesslandkarten
  • Personalisierte Favoriten und Filter
  • Zugriff auf zentrale Dokumente
  • Aktuellste Veröffentlichungen von Dokumenten

Shareflex|quality documents – Beispiele Benutzeroberflächen

Shareflex QM Dokumentenlenkung Startbereich Screenshot
Shareflex QM Dokumentenlenkung Dokumentenakte Screenshot
Shareflex QM Dokumentenlenkung Pruef-und-Freigabeworkflow Screenshot
Shareflex QM Dokumentenlenkung Dokument mit Funktionen Screenshot
Shareflex QM Dokumentenlenkung Stammdaten Screenshot
Shareflex QM Dokumentenlenkung Volltextsuche Screenshot