Titelbild Shareflex Quality Dokumentenmanagement
Logo Shareflex Quality Documents Dokumentenmanagement
Gelenkte Dokumente für SharePoint Online und OnPrem

Dokumentenmanagement mit SharePoint & Office 365

Mit Shareflex|quality documents bringen Sie Ordnung in die Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente und Ihr Dokumentenmanagement.

Flexibel, sicher und transparent.

Volle Flexibilität mit Shareflex

Shareflex|quality documents bietet Ihnen eine Komplettlösung für die Dokumentenlenkung und das Dokumentenmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint. Dies gilt sowohl für Ihr integriertes Managementsystem und QM-Handbuch als auch für die workflowgestützte Erstellung gelenkter Dokumente. Die Integration eines bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Reklamationsmanagements ist ebenfalls problemlos möglich.

Gelenkte Dokumente – sicher und benutzerfreundlich

Mit Shareflex|quality documents lassen sich Ihre QM-Dokumente, -Daten und -Prozesse sicher und effizient über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten. Und die benutzerfreundlichen Oberflächen vereinfachen die tägliche Arbeit mit dem System noch zusätzlich.

Als sofort einsetzbare Standardanwendung ist das Produkt optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Mithilfe leicht zu konfigurierender Ergänzungskomponenten können Sie es zudem jederzeit bequem anpassen und erweitern.

Machen Sie sich Ihr eigenes Bild

Alle wichtigen Informationen zu den Funktionen von Shareflex|quality documents erhalten Sie in unserem monatlichen Webcast und den Produktguides.

Wir beantworten Ihre Fragen selbstverständlich auch gern in einem persönlichen Gespräch!

Vorschaubild Shareflex Quality Dokumentenmanagement Webcast

Portal Systems Akademie – Shareflex|quality documents Webcast

Mit den Shareflex Webcasts erhalten Sie ab sofort die Möglichkeit, sich völlig unverbindlich ein erstes Bild von unseren Lösungen zu machen. Monatlich präsentiert von unserem Shareflex-Experten Patrick Carl. Live oder auf Abruf. Und selbstverständlich kostenfrei.

Prozesse verstehen. Lösungen finden.

Eine Vielzahl führender Unternehmen beschreitet den Weg in die Digitalisierung bereits mit den Shareflex-Lösungen von Portal Systems. Sind Sie bereit für den ersten Schritt? Dann kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Fragen!

Diese Unternehmen vertrauen u.a. bereits auf Shareflex|quality documents:

  • Fritz Egger
  • Thyssenkrupp
  • Evonik
  • Privatmolkerei Bauer

Shareflex|quality documents – Die wichtigsten Features auf einen Blick

Dokumenterstellung

Abbildung Shareflex Quality Documents Dokumenterstellung

  • Einfache Dokumenterstellung auf Basis von Vorlagen
  • Nutzung von vorhandenen Dokumentvorlagen
  • Automatische Generierung der Dokumentnummer

Office-Integration

Abbildung Shareflex Quality Documents Office Integration

Funktion auf Basis der Business Rules Engine (Shareflex|rules) zur automatischen Übertragung von SharePoint Metadaten in:

  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Visio-Dokumente

Workflows

Abbildung Shareflex Quality Documents Workflows

  • Normen-konforme Dokumentenlenkung
  • Mehrstufiger und konfigurierbarer Freigabe-Prozess
  • Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten
  • Überwachung der Gültigkeitsdauer inklusive Wiedervorlage von Dokumenten
  • Automatische kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen
  • Stellvertreter-Regelungen

Berechtigungen

Abbildung Shareflex Quality Documents Berechtigungen

  • Individuelle Berechtigungen mittels Regelwerk konfigurierbar
  • Nachträgliche Aktualisierungen mittels Batch-Jobs
  • Einfache Anzeige der Berechtigungen über Funktions-Button

Benachrichtigungen

Shareflex Quality Documents Benachrichtigungen

  • Kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen täglich über Freigabe-Aufgaben, veröffentlichte Dokumente, Änderungsanträge, ungültige Dokumente, etc.
  • Erinnerungs-Funktion über offene Freigabe-Aufgaben in einem definierbaren Intervall
  • Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten mit Lesebestätigung
  • E-Mail Templates individualisierbar und erweiterbar
  • Intervalle für E-Mail-Versand frei definierbar

Dokumentenakte und Audittrail

Abbildung Shareflex Qualiyt Documents Dokumentenakte Audittrail

  • Abbildung des kompletten „Document Life Cycle“
  • Komplette Historie aller Versionen, Workflows, Aufgaben usw. zu einem Dokument
  • Historie über Änderungen des Dokuments

Archivierung

Abbildung Shareflex Quality Documents Archivierung

  • Archivierung:
    • aller Dokumentversionen
    • der Prüf- und Freigabeinformationen
    • der Workflowinformationen
    • ungültiger und zurückgezogener Dokumente
  • Optionale revisionssichere Archivierung auf vorhandenes Storagesystem
  • Langzeit und plattformunabhängige Archivierung durch Konvertierung in PDF/A

Prozesslandkarte

Abbildung Shareflex Quality Documents Prozesslandkarte

  • Dynamische Navigation in den Prozessen und Dokumenten durch eine grafische Prozesslandkarte
  • Prüfung und Freigabe der Prozesse auch mittels Freigabeworkflow
  • Automatische Konvertierung der Prozesslandkarte

QM-Cockpit

Abbildung Shareflex Quality Documents QM-Cockpit

  • Schneller und übersichtlicher Einstieg in relevante Informationen aus dem QM-Portal
  • Baumdarstellungen für Prozesse, Organigramme o.Ä.
  • Einbindung von Prozesslandkarten
  • Personalisierte Favoriten und Filter
  • Zugriff auf zentrale Dokumente
  • Aktuellste Veröffentlichungen von Dokumenten

Shareflex|quality documents – Beispiele Benutzeroberflächen

Screenshot Shareflex Quality Documents Startbereich
Screenshot Shareflex Quality Documents Dokumentenakte
Screenshot Shareflex Quality Documents Prüf- und Freigabeworkflow
Screenshot Shareflex Quality Documents Dokument mit Funktionen
Screenshot Shareflex Quality Documents Stammdaten
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