Portal Systems FAQs

In den Portal Systems FAQs beantworten wir Fragen, die uns häufig von Interessenten und Kunden gestellt werden. Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wird regelmäßig aktualisiert und erweitert.

Sollte Ihre Frage nicht dabei sein oder die vorhandene Antwort nicht ausreichen, sprechen Sie uns einfach an. Wir stehen Ihnen jederzeit gern für ein persönliches Gespräch zur Verfügung!

Allgemein

Was bedeutet ECM?

ECM steht für Enterprise Content Management. „Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse“, so die Definition des internationalen Branchenverbandes AIIM (Association for Intelligent Information Management).

Shareflex^®

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Shareflex einsetzen zu können?

Shareflex ist mit Microsoft SharePoint 2016 und 2019 oder SharePoint Online und Office 365 / Microsoft 365 einsetzbar. Entsprechend sind verschiedene Szenarien möglich: On-premises, auf eigenen, unternehmensinternen Servern. Basierend auf Microsoft Azure, als „shared“ oder „dedicated“ Service in der Cloud oder auch hybride Modelle.

Welchen Mehrwert bietet Shareflex meinem Unternehmen?

Shareflex erweitert Ihre SharePoint-Infrastruktur und macht diese benutzerfreundlicher und flexibler. Mit unseren ready2go-Geschäftsanwendungen (Shareflex Solutions) oder auf der Shareflex Platform basierenden Individuallösungen, erhalten Sie zudem äußerst sichere und effiziente Tools für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Was ist der Unterschied zwischen Shareflex Platform, Shareflex Solutions, Shareflex Templates und Shareflex Extensions?

Die Shareflex Solutions sind unsere ready2go-Lösungen für das Vertrags-, Qualitäts- und Auditmanagement sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung. Shareflex Templates sind, zumeist in Projekten entstandene, Lösungen für kleinere Anwendungen. Hierzu gehören zum Beispiel das Fuhrpark- oder Meetingmanagement. Shareflex Extensions sind ergänzende Komponenten für unsere Lösungen, wie beispielsweise die Outlook-Integration oder die PDF-Generierung.

Mit Shareflex wird SharePoint zur Plattform für Geschäftsanwendungen

Alle unsere Lösungen basieren auf der Shareflex Platform, der Business Application Platform von Portal Systems. Diese stellt die Infrastruktur und Hintergrundprozesse für die Software bereit.

Was kann Shareflex, was SharePoint nicht kann?

Mit Shareflex wird SharePoint zur Plattform für Geschäftsanwendungen. Denn Shareflex erweitert SharePoint sinnvoll und maximiert die Benutzerfreundlichkeit.

Welche Programmierkenntnisse müssen im Unternehmen vorhanden sein, um Shareflex einsetzen zu können?

Shareflex ist grundsätzlich auch ohne explizite Programmierkenntnisse konfigurierbar.

Sind eigene Server im Unternehmen notwendig, um Shareflex zu hosten?

Nicht zwingend. Sie können Shareflex on-premises auf Ihren eigenen Servern hosten. Es sind aber auch externe Lösungen möglich, zum Beispiel mit Microsoft Azure.

Muss die Shareflex Platform noch separat gekauft werden, wenn bereits eine Produktlösung von Portal Systems vorhanden ist?

Alle unsere Shareflex Solutions basieren auf der Shareflex Platform. Wenn Sie eine unserer Produktlösungen einsetzen, stehen Ihnen die Funktionen der Shareflex Platform also bereits grundsätzlich zur Verfügung.

Flexible Lösungen für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Um eigene Lösungen mit Shareflex zu konfigurieren, benötigen Sie allerdings eine entsprechende zusätzliche Lizenz. Über die genauen Voraussetzungen und Konditionen informieren wir Sie gerne im persönlichen Gespräch!

Funktioniert Shareflex auch mit Microsoft Office 365 / SharePoint Online?

Ja! Mit Shareflex Online bieten wir eine eigene Produktsuite für Microsoft Office 365 und SharePoint Online. Vom modernen, ganzheitlichen Enterprise Content Management System Shareflex ECM Online über fertige Lösungen, wie z.B. unser Vertragsmanagement Shareflex Contract Online, bis hin zu individuellen Unternehmenslösungen. Bei Interesse sprechen Sie uns gerne an!

Eignet sich Shareflex auch für kleinere Unternehmen?

Sofern die entsprechende SharePoint-Infrastruktur und ein Hosting-Modell vorhanden sind, ja.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich mit Shareflex optimieren und automatisieren?

Im Prinzip lassen sich mit Shareflex alle denkbaren Anwendungen für Geschäftsprozesse konfigurieren. Wir bieten Ihnen vorkonfigurierte Lösungen für das Vertrags- und Auditmanagement, die Verwaltung und Lenkung von QM-Dokumenten sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung. Außerdem stehen Ihnen Projektlösungen für das Fuhrpark-, Meeting- und Projektmanagement sowie die digitale Personalakte zur Verfügung.

Volle Flexibilität mit Shareflex

All diese Lösungen lassen sich problemlos an Ihre firmenspezifischen Anforderungen anpassen. Und mithilfe der Shareflex Platform ist die Liste nahezu beliebig erweiterbar.