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Rechtssichere Archivierung – ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung

Mit der Lösung dbs | mailbox archiver können Sie alle entscheidenden Voraussetzungen wie Compliance, Nachvollziehbarkeit, Beweissicherung und gesetzliche Regularien der E-Mail-Aufbewahrung konsequent abbilden.

Schaffen Sie Platz und Freiräume – E-Mail-Archivierung mit dbs | mailbox archiver

Überquellende E-Mail-Postfächer sind in vielen Unternehmen keine Seltenheit. Die Flut an versendeten E-Mails und darin enthaltene Informationen wächst stetig an. Für viele Mitarbeiter ist es meist nicht mehr möglich diese neben der täglichen Arbeit auch effektiv zu archivieren.

Dabei bestehen für die sichere Aufbewahrung von E-Mails sogar gesetzliche Regularien – geregelt in der GoBD. Im schlimmsten Fall drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen für IT-Leiter, wenn der Verpflichtung zur Aufbewahrung nicht nachgegangen wird und E-Mails nicht entsprechend archiviert werden.

Die Lösung dbs | mailbox archiver unterstützt Sie bei der durchgängigen E-Mail-Archivierung. E-Mails und das darin enthaltende Wissen kann direkt genutzt und in entsprechenden Vorgängen oder Akten zugeordnet werden. So kann die gesamte Kommunikation mit einem Kunden direkt in entsprechende digitale Akten gespeichert werden. Alle weiteren Informationen aus Drittsystemen, z.B. aus Ihrem ERP-System, können ebenfalls dort abgelegt werden. So haben Sie immer alle Akten und Vorgänge vollständig.

Der Einstieg in Ihr strategisches DMS

Sie planen bereits die Einführung eines strategischen Dokumentenmanagementsystems (DMS)? Dann beginnen Sie doch mit der E-Mail-Archivierung und lernen Sie das Look & Feel von d.3ecm kennen. Sie können die Lösung dann problemlos später auf ein vollwertiges DMS erweitern.

Wie das funktioniert? Vereinbaren Sie einfach einen Gesprächstermin mit uns. Wir erläutern es Ihnen gerne näher.

dbs | mailbox archiver – Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Highlights

  • Rechtssichere revisionskonforme E-Mail-Archivierung
  • Den gesetzlichen Regularien entsprechen
  • Wertvolles Unternehmenswissen zentral verfügbar
  • E-Mails automatisch Akten und Vorgängen zuordnen
  • Mailserver entlasten
  • Benutzer nicht belasten
  • Einfach erweiterbar durch weitere Lösungen (Vorgangsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung
    etc.)

Integration in Ihre digitale Geschäftswelt

Die über das Journaling archivierten E-Mails können jederzeit in die passenden digitalen Akten integriert werden, wenn Sie es wünschen. Eine Recherche nach den E-Mails ist jederzeit möglich. Natürlich können Sie die Journal-E-Mails in ein autarkes Repository ablegen. Die Wahl bleibt Ihnen überlassen.

Eine Lösung für alle Welten

Für beide E-Mail Systeme, IBM Domino und Microsoft Exchange, bietet d.velop eine Lösung an. Wenn Sie z.B. mit der Journalarchivierung für IBM Domino starten und nach 3 Jahren nach Microsoft Exchange wechseln, können Sie die selbe Lösung einsetzen.

Schlankes Ablageformat

Bei der Speicherung der E-Mails im revisionskonformen Format komprimiert die Lösung dbs | mailbox archiver die Dokumente. Dabei wird auch darauf geachtet, dass gleiche E-Mails nur einmal abgelegt werden, indem das System bei jeder Ablage einen Dublettencheck ausführt.

Einfachste Konfiguration

In der einfachen, webbasierten Konfigurationsoberfläche genügt es, wenn Sie nur die nötigsten Werte einpflegen.

Zentrales Monitoring

Das System informiert Sie zu jeder Zeit über alle laufenden Prozesse. Hinweismeldungen werden proaktiv dargestellt. Zudem können Sie jederzeit den Systemstatus einsehen.

Cloud-Unterstützung

Die Verarbeitung und Archivierung ist auch in Verbindung mit Microsoft Exchange online problemlos möglich.