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2. Anwenderbericht: Vemag Maschinenbau

2. Anwenderbericht: Vemag Maschinenbau


Anwenderbericht VEMAG-
SAP Archivierung und Vertragsmanagement


Entscheidung für ecspand SAP Archivierung und Vertragsmanagement

Vemag Maschinenbau GmbH suchte nach einer Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint, die entlang der SAP Prozesskette (FI, CO, SD, MM, HR, etc.) alle relevanten ein- und ausgehenden SAP-Belege sowie die dazu gehörigen NON-SAP-Belege in einer zentralen Ablagestruktur archiviert.

Foto: Vemag Kundencenter

   

Informationen zur Vemag Maschinenbau

Seit über 60 Jahren entwickelt und produziert die VEMAG Maschinenbau GmbH Maschinen und Geräte für die Nahrungsmittelindustrie und das Handwerk. In diesem Zeitraum hat sich das Unternehmen einen hervorragenden Ruf bei den Nahrungsmittelproduzenten im In- und Ausland erarbeitet. Ob für die Herstellung von Würsten oder Hackfleisch – weltweit sind die Vakuumfüller und Portionier-/Trennmaschinen der VEMAG im Einsatz. Das Unternehmen beschäftigt etwa 330 Mitarbeiter und erreicht einen Exportanteil von ca. 70%.

Ausgangssituation / Zielsetzung

Die Ausgangssituation

Rainer Kammer, IT-Leiter VEMAG Maschinenbau GmbH: „Die Dokumente und Akten wurden strukturiert in den Fachbereichen verwaltet. Doch diese Vorgehensweise wäre in der Zukunft nicht mehr ausreichend gewesen. Es fehlte die Zuordnung der Dokumente zu Geschäftsprozessen im SAP. Bestenfalls wurden Dokumente elektronisch auf einem Server abgelegt oder verschwanden in einer Akte in den Fachabteilungen. Urbelege mussten zeitaufwändig gesucht werden, teils in Kellern.“

Die Zielsetzung

Im Bereich IT bei der VEMAG Maschinenbau GmbH kommen ausschließlich integrierte und zukunftssichere Softwarelösungen zum Einsatz, die die langfristige Wachstumsstrategie unterstützen. Die VEMAG wächst und entwickelt sich weiter, kürzere Entwicklungszeiten und komplexere Produkte fordern eine enge Zusammenarbeit und mehr Transparenz.

Die Ziele fasst Rainer Kammer wie folgt zusammen:

  • Effektiver und sicherer Dokumente und Informationen ablegen und finden
  • Nahtlose Integration von Prozessen, Dokumenten und Informationen
  • Zusammenarbeit fördern (intern/extern)
  • Schutz der VEMAG Daten vor Verlust und Missbrauch
  • Rechtssicherheit
  • Archivierung aller relevanten ein- und ausgehenden SAP-Belege sowie NON-SAP-Belege in einer zentralen Ablagestruktur
  • Abbildung aller NON-SAP-Prozesse über Microsoft SharePoint

Auswahlstrategie / Projekt

Die Ausgangssituation


Das international tätige Unternehmen führte bereits 2005 SAP (FI, CO, SD, MM, HR, etc.) entlang der gesamten Prozesskette ein. Im nächsten Schritt sollte zusätzlich zu SAP eine ganzheitliche SharePoint Strategie realisiert werden. Hierzu wurden 2008 erste Ideen gesammelt und im Herbst 2009 mit den Fachbereichen gemeinsam die Dokumente identifiziert, bewertet, verschlagwortet, in Akten strukturiert, Berechtigungen festgelegt und ein Pflichtenheft ausgearbeitet.


Rainer Kammer: „Unsere Erfahrung hat gezeigt, wie wichtig ein ausführliches Pflichtenheft für den Projekterfolg ist. In einer Vorauswahl haben wir die DMS-Systeme und deren Hersteller analysiert“, berichtet Rainer Kammer über den Weg, den richtigen Anbieter und die passende Lösung zu finden. „Entscheidend war für uns insbesondere die Schnittstellenverfügbarkeit und die Erfahrung des Projektanbieters Portal Systems.“


Ausführlich wurden Anforderungsprofile und Funktionskataloge abgeglichen. Zwei Anbieter konnten schließlich ihre Lösungen präsentieren. Nach der Prüfung der Referenzen und Angebote stand die Entscheidung der VEMAG fest: es überzeugte der Partner der d.velop AG: die Portal Systems mit der ECM-SharePoint-Lösung ecspand.


Das Projekt


Im April 2010 erhielt die VEMAG eine Teststellung mit der Abbildung einer Kunden- und Lieferantenakte sowie einer beispielhaften Maschinenakte mit einem SAP-Szenario. Dieses Szenario wurde den Fachbereichen und dem Management präsentiert.


Im September 2010 erfolgte der Aufbau der Produktivsysteme, die Installation der Software, das Customizing der Systeme, die Implementierung der Scanprozesse und Importszenarien und natürlich die Schulung der Administratoren. Von Januar bis April 2011 wurden die Systeme von den Keyusern getestet und die Mitarbeiter geschult.


Seit Mai 2011 ist ecspand als strategische ECM-Plattform im Hause VEMAG im Einsatz. Abgebildet wird eine komplette Kreditoren-, Debitoren-, Personal- und Vertragsakte über SAP ArchiveLink. Zusätzlich wurde eine NON-SAP-Materialakte aufgebaut, die mit dem Materialstamm von SAP verknüpft worden ist.


Die weitere Vorgehensweise


Nach den ersten Schritten (Identifizierung, Klassifizierung und Vereinheitlichung der Dokumente und Akten) sollen jetzt in weiteren Schritten die Vertriebs- und Entwicklungsprojekte durch die Schaffung von virtuellen Projekträumen unterstützt und die Prozesse durch Workflows optimiert werden.

Fazit

Rainer Kammer: „Nach einem Jahr Produktivbetrieb ist das System etabliert. Die geänderten Prozesse sind stabilisiert und zur Normalität geworden. Die Entscheidung für das Trio SharePoint, ecspand und Portal Systems war richtig. Portal Systems stand uns in der gesamten Projektlaufzeit mit Rat und Tat zur Seite und ist auch heute ein verlässlicher Partner.“


Derzeit liegen etwa 750.000 Dokumente im Archiv. Pro Jahr werden ca. 200.000 Akten vom System angelegt und ca. 300.000 Belege aus dem SAP System und von den Scanstrecken automatisch eingecheckt und verschlagwortet. 100.000 Suchanfragen werden pro Jahr getätigt, Tendenz steigend. Die gesetzten Ziele sind erreicht, die Erwartungen erfüllt. „Heute können wir auf alle Informationen orts- und zeitunabhängig zugreifen. Mit jedem Tag und jedem neuem Dokument steigt der Nutzen des Systems.“


Warum fiel die Entscheidung auf ecspand und Portal Systems?

Die Kombination aus Microsoft SharePoint und ecspand erfüllte alle Anforderungen. Sie passt in die IT-Infrastruktur und -Strategie von VEMAG. Der SharePoint bietet Unabhängigkeit im Support und Schulung, Kostenvorteile durch einen Massenmarkt, hohen Investitionsschutz und Collaboration Funktionalität. ecspand von d.velop liefert das Recordmanagement, das DMS-Know-how und die Schnittstellen zu SAP, zum Scanprozess und zum Archiv.

Der Lösungsanbieter Portal Systems

    Die Portal Systems hat sich als Systemhaus auf ECM & SharePoint spezialisiert und hat dies durch eine Vielzahl von erfolgreichen Projekten bei namhaften Unternehmen bereits unter Beweis stellen können. Portal Systems vereint ECM Prozess- und SharePoint-Kompetenz unter einem Dach nach dem Motto „Wir denken ECM. Und wir denken SharePoint“. Portal Systems ist seit 1999 als ECM-Anbieter auf dem Markt und hat sich bereits im Jahre 2003 dem Thema SharePoint verschrieben. Mit der strategischen Partnerschaft zur d.velop AG hat die Portal Systems sich auf das Leistungsportfolio der d.velop AG (d.3 und ecspand) fokussiert und agiert seit dem Jahre 2003 als „d.velop competence center“. Die Leistungen der Portal Systems zeichnen sich durch Erfahrung, Kompetenz und Verlässlichkeit aus. Im Fokus steht immer der maximale Nutzen für den Kunden

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