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PSC Portal Systems Newsletter Juni 2014

Erhöhen Sie Ihre Microsoft SharePoint-Wertschöpfung

Microsoft SharePoint ist erfolgreich eingeführt! Das Intranet wurde auf Basis SharePoint realisiert, die ersten Projektsites wurden angelegt und Dokumente stehen in SharePoint-Bibliotheken zur Verfügung, sogar einige Netzwerklaufwerke wurden dadurch abgelöst.

Ist SharePoint damit wirklich erfolgreich etabliert? Hat sich das Investment bis hierhin gelohnt?

Unserer Meinung nach nicht, denn erst die Realisierung unternehmensrelevanter Geschäftsprozesse verleiht SharePoint die Relevanz, die ihm zusteht. Des Weiteren dient SharePoint so als Ergänzung zu vorhandenen ERP-Systemen, also collaborative Prozesse treffen auf strukturierte Transaktionen!

SharePoint kann weitaus mehr, als erweiterte Dateiablage oder Basis für das Intranet zu sein und bietet die Chance als unternehmensweite Integrations- und Prozessplattform eingesetzt zu werden. Alle relevanten Trends wie Big Data, Social, Mobility und Cloud werden heute schon durch SharePoint gelöst. Aber auch als Portal zu unternehmensweiten ERP-Prozessen (für Gelegenheitsbenutzer) sowie zur Bereitstellung von Self-Services (vom Urlaubsantrag bis zum Zeugniserstellungsprozess) bietet SharePoint viele Funktionen, die in lokalen und Cloud-Lösungen schnell umgesetzt werden können. Hier besticht SharePoint nicht nur durch die technischen Möglichkeiten, sondern auch durch Benutzerfreundlichkeit und moderne, intuitive Oberflächen.

Das Intranet dient vielen Benutzern als Einstiegspunkt um allgemein zugängliche Informationen anzuzeigen – somit ist der Anwender schon auf der Plattform und hat nun auch die Möglichkeit Prozesse zu starten oder daran teilzunehmen. Vor allem aber auch collaborative Prozesse, wie sie z. B. im Vertragsmanagement oder strategischen Lieferantenmanagement üblich sind, können hier durchgeführt werden. Des Weiteren ist das Qualitätsmanagement eine gute Quelle für Informationen im eigenen Tätigkeitsumfeld. Die Rechnungsfreigabe in SharePoint ist auch perfekt geeignet um den Benutzer dort „abzuholen“ wo er ist – im Intranet - und an den Prozessen teilnehmen zu lassen. 

Daher bietet Portal Systems mit seinen hochwertigen Produkten die Möglichkeit, diese Prozesse schnell und einfach umzusetzen, und mit weitaus geringerer Komplexität und somit auch Aufwand zu realisieren, als dieses in vergleichbaren Lösungen auf Basis von ERP-Systemen oder Spezialanbieterlösungen der Fall ist.

Unsere Lösungen, wie auch das darunterliegende pscBusiness Application Framework, das zur einfachen Erstellung kundenindividueller Lösungen genutzt werden kann, werden im Laufe des Jahres noch für Office 365 bereitgestellt und bieten Ihnen somit auch kurz- oder mittelfristig den Weg in cloudbasierte Lösungen. Auf diese Weise lassen sich durchgängige Geschäftsprozesse on-premises oder in der Cloud realisieren – Ausgangspunkt ist die strukturierte Verwaltung und Entwicklung Ihrer Geschäftspartner und Mandanten sowie deren zugehörigen Verträge. Aus den Verträgen resultieren Projekte und Rechnungen, die geprüft werden müssen. Die Klammer über alle Prozesse bildet das Qualitätsmanagement - und das alles auf Basis von SharePoint mit Integration der transaktionalen Daten aus Ihrem ERP-System. 

Die Ergänzung von strukturierten Prozessen um eine „unstrukturierte“ Social-Komponente (Yammer – das Enterprise Social Network) ist bereits vorhanden und bietet so die Möglichkeit erste Erfahrungen zu sammeln, um den Nutzen für eine größere Gruppe von Benutzern zu bewerten. Eine erste Einschätzung und einen Vergleich zu Marktbegleitern finden Sie unter folgendem Link: www.toolsmag.de/marktuebersicht-soziale-netzwerke-fuer-unternehmen-im-vergleich-178. Hier lassen sich nicht nur die internen Mitarbeiter, sondern auch externe Partner integrieren und können so gemeinsam interagieren.

Viele Prozesse liefern viele Kennzahlen und diese lassen sich mit den Business Intelligence-Funktionen von SharePoint sehr elegant auswerten, um daraus relevante KPI abzuleiten und diese langfristig zur Optimierung der Prozesse zu nutzen. Einen Ausblick auf die Einfachheit zur Erstellung solcher Reports und Management-Dashboards erhalten Sie unter: http://www.discoversharepoint.com/#make_informed_decisions

Sprechen Sie uns an, wie auch Sie mehr Wertschöpfung aus Ihrem SharePoint herausholen können – wir begleiten Sie gerne.

Die neue Ära des Arbeitens

Fast gebetsmühlenartig propagiert Microsoft die neue Ära des Arbeitens, redet von Cloud, kauft mit der Telefonsparte von Nokia auf einmal einen Hardwareanbieter, entwickelt ein neues Surface 3 und Office 365 ist aus fast keiner IT-nahen Publikation mehr wegzudenken.

Aber was verbirgt sich wirklich dahinter? Was bedeutet das für Sie in ein, zwei oder 5 Jahren?

In den meisten Unternehmen hat sich die Arbeitsweise in den letzten Jahren verändert – dazu beigetragen haben der demographische Wandel und allgemein bekannte Fachkräftemangel, steigende Burnout-Zahlen und die Flut der E-Mails, die zu einem immer größeren Aufschrei nach Work-Life-Balance führen. Aber die Arbeit wird nicht einfacher, sondern komplizierter. 

Die meisten strukturierbaren Geschäftsprozesse wurden in den letzten Jahren nachhaltig auf Effizienz getrimmt, so dass immer weniger Standardaufgaben zu erledigen sind, sondern eher wissensbasierte Aktivitäten anfallen – und dieses nicht unbedingt mit mehr, sondern im Idealfall mit der gleichen Anzahl, tendenziell aber mit weniger Mitarbeitern. Dieses Phänomen trifft etwa 40 % der Belegschaft eines Unternehmens, also mehr komplizierte Aufgaben, die Wissen erfordern. Hinzu kommen ständige Erreichbarkeit und vor allem durch eine globale(, weltweite) Verteilung von Unternehmen zu erhöhter Mobilität. Diese dauerhafte Überbelastung führt zu Überstunden, Mehrarbeit und vor allem dem Wunsch nach mehr Freizeit, Zeit mit den Kindern, Freunden und Sport – also Work-Life-Balance.

Soweit bekannt, aber wie will uns Microsoft dabei helfen? 

Ganz einfach: durch ein durchdachtes Konzept von Services, das Ihnen mehr Freiheit bietet, und Ihnen die Möglichkeit gibt Dinge überall und jederzeit zu erledigen. Das hört sich auf den ersten Schlag noch nicht nach einer Verbesserung, sondern eher nach einer Verschlechterung an, zumal einige Unternehmen schon angefangen haben, E-Mails nach 18:00 nicht mehr zuzustellen. Gerade dieses Verhalten ist eher kontraproduktiv, denn es zwingt den Mitarbeiter an den Arbeitsplatz und beraubt ihn der geforderten Selbständigkeit und Eigenverantwortung.

Tagsüber arbeiten die Mitarbeiter wie gewohnt im Büro an Ihrem PC. Die bereitgestellte Infrastruktur und die vorhandenen Microsoft-Services bieten Ihnen aber nun die Möglichkeit alle aktuellen Dateien (angefangene Dokumente, den nächsten Bericht für den Chef oder Projektleiter das für den Kunden begonnene Angebot) in der Cloud zu speichern. (Die Sicherheitsaspekte des Cloud-basierten Arbeitens stellen wir im August-Newsletter vor). Durch die soziale Vernetzung – sei es durch die Funktionalitäten von Yammer sowie die angekündigten Funktionen von Office Graph und dem Produkt mit dem Codenamen Oslo – können Sie aber schon im Büro Ihre Aufgaben schneller erledigen. Yammer bietet einen schnellen, geografisch unabhängigen Zugriff auf Experten, die Ihnen bei den wissensbasierten Aufgabenstellungen weiterhelfen. Informationen sind per Newsfeed verfügbar und können jederzeit kommentiert und beantwortet werden. Durch Office Graph werden viele unwichtige Informationen systemseitig gefiltert und Sie bekommen nur doch die Dokumente und Informationen direkt angezeigt, die für Ihre Arbeit relevant sind. Alle gefilterten Informationen sind nur einen Klick weiter entfernt und durch die Lernfähigkeit von Office Graph wird die Genauigkeit der angezeigten Informationen immer besser. 

Ein wichtiger Faktor für Kreativität und die Erarbeitung von Lösungen in wissensbasierten Prozessen ist die Unabhängigkeit vom Ort. Kreative Ideen und Lösungen zu offenen Aufgabenstellungen entstehen eben nicht nur im Büro, sondern unter der Dusche, auf dem Weg zur Arbeit, am Flughafen, im Coffeeshop, beim Sport, beim Spielen mit den Kindern oder einfach an einem sonnigen Nachmittag im Garten oder an der Alster (zumindest bei uns in Hamburg). Und hier kommt das Endgeräte-unabhängige Arbeiten zum Tragen. Durch die erhöhte Mobilität und die Speicherung der Dokumente in der Cloud, haben Sie die Chance Ihre Ideen auf dem iPad oder iPhone, einem Surface oder Windows Phone oder einem Android-Gerät zu notieren, am Dokument weiterzuarbeiten und es jederzeit einfach zu machen. Dieses bietet Ihnen die Möglichkeit mehr Work-Life-Balance zu erreichen, weil Sie nicht mehr endlose Stunden im Büro verbringen müssen, bis eine komplizierte Aufgabenstellung gelöst wurde, sondern durch das Zusammenspiel von Cloud-basierten Services, mobilen Endgeräten sowie sozialen Netzwerken effektiver werden und so mehr Freiheit bekommen.

Microsoft bietet eine klar abgestimmte Strategie und bietet dafür mit dem Endgeräte-unabhängigen OneNote, OneDrive for Business, Office 365, SharePoint Online, seinen Hardware-Komponenten (besonders das am 20.5.2014 vorgestellte Surface Pro 3), Yammer sowie vielen weiteren Services genau die Komponenten „Dinge“ (Aufgaben) jederzeit und überall zu erledigen. Dadurch werden Unternehmen wettbewerbsfähiger und Mitarbeiter zufriedener, da sie wieder die Work-Life-Balance erleben können, die sie in den letzten Jahren vermisst haben.

Dieser Artikel wurde auf einem Surface, an einem sonnigen Nachmittag im Garten, neben meiner spielenden Tochter geschrieben.

Für weitere Informationen zu diesem Thema wurde der Hashtag #einfachmachen von Microsoft ins Leben gerufen…

Wir freuen uns auf eine gemeinsame Diskussion auf unserer Facebook-Seite: https://www.facebook.com/PortalSystemsConsulting

Treffen Sie uns auf der ShareConf in Düsseldorf (2. Juli – 3. Juli 2014)

Die ShareConf 2014 bietet eine einmalige Gelegenheit um Erfahrungen auszutauschen und neues Wissen zu erlangen. Dabei profitieren Sie nicht nur vom Background der Referenten - die ShareConf ist so konzeptioniert, dass auch der Erfahrungsaustausch der Teilnehmer untereinander besonders gefördert wird. Zum Abschluss des ersten Konferenztages diskutieren Experten in einem "Expert Panel" über Microsoft SharePoint und Office 365 und geben dabei Denkanstöße.

13 Microsoft® Most Valuable Professional (MVP) und andere erfahrene Referenten berichten über neue Ansätze und Vorgehensweisen. So auch Marcel Meier von Portal Systems:

Das Rezept für erfolgreiche Geschäftsanwendungen mit SharePoint! So lautet der Titel des Vortrags auf der diesjährigen ShareConf. SharePoint ist bei vielen Unternehmen eingeführt worden und in der Realität angekommen. Was macht man nun mit einer so vielseitig einsetzbaren Plattform? Geschäftskritische Anwendungen, die Prozesse im Unternehmen unterstützen, vereinfachen und effizienter machen, sind perfekt geeignet, um mit SharePoint realisiert zu werden. Aber ist das nicht wahnsinnig aufwendig und was macht eine gute SharePoint basierte Geschäftsanwendung überhaupt aus? Diese und viele Fragen werden in diesem Vortrag beantwortet. 

Ausführliche Informationen erhalten Sie auf:  http://www.shareconf.de.

Bevor Sie sich anmelden: Wenden Sie sich an uns via anmeldung@portalsystems.de und Sie erhalten einen Promotion Code für ein rabattiertes Konferenzticket.

Mobiles ECM mit d.3 - Dokumente und Prozesse für unterwegs

Für geschäftskritische Entscheidungen spielt es heute keine Rolle mehr, wo Sie sich gerade befinden. Per Smartphone oder Tablet-PC sind Sie stets auf dem Laufenden über das, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht. Und auch d.3 begleitet Sie auf Schritt und Tritt – egal wohin Sie gehen. Denn mit der mobilen Komponente d.3 smart mobile haben Sie permanenten Zugriff auf die digitalen Dokumente, die sich in Ihrem Hause befinden. Sie nehmen ebenso einfach an Workflows teil oder recherchieren in d.3 nach Informationen und Dokumenten. Und bei Bedarf laden Sie von irgendwo Dokumente direkt hoch und bringen Ihre Kollegen auf den neuesten Stand.

 

d.3 smart mobile steht für professionelles Dokumenten-Management und die Teilnahme an den gewohnten d.3-Workflows, auch von unterwegs. Schnell, flexibel, einfach und effizient!

d.3 ist seit Jahren die etablierte Standardlösung für den Umgang mit Ihren digitalen Daten und Dokumenten. Doch was tun, wenn Sie einmal nicht im Unternehmen sind und trotzdem auf Ihre Dokumente zugreifen möchten? Kein Problem. Treffen Sie Entscheidungen auch dann, wenn Sie gerade nicht im Büro sind! Aber nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis aller relevanten Informationen. Egal ob Angebote, Schriftwechsel, E-Mails, Memos, Tabellen, Zeichnungen oder auch Ein- und Ausgangsrechnungen: d.3 smart mobile von d.velop verschafft Ihnen Zugang zu diesen Informationen. Jederzeit, egal wo Sie sind, einfach und sicher.

Kein Trend, sondern Standard!

Mit d.3 smart mobile prüfen Sie Dokumente, Anträge oder Rechnungen und geben sie auf Knopfdruck direkt frei. Sie haben jederzeit den vollständigen Überblick.

Sie können Informationen live im digitalen d.3-Archiv recherchieren und direkt aus der App heraus anhand der hinterlegten Kontaktdaten auf Knopfdruck Rücksprache mit Ihren Kollegen, mit Kunden oder Geschäftspartnern halten. 

Der smart-mobile-connector stellt dabei die Verbindung zwischen dem d.3-Server und dem mobilen Endgerät her. d.3 smart mobile ist ideal für Führungskräfte, Vertriebsmitarbeiter, Dienstleister und Betreuer beim Kunden, für Projektmanager oder einfach gesagt für alle, die mobil auf ihre betrieblichen Dokumente zugreifen und an workflow-gesteuerten Geschäftsprozessen wie beispielsweise Rechnungsfreizeichnungen oder der Bearbeitung von Urlaubsanträgen teilnehmen. Denn manche Entscheidungen können einfach nicht warten.

Fazit: d.3 smart mobile bietet effizientes und einfaches Dokumenten-Management für unterwegs. So schnell und so flexibel wie Sie selbst stellt Ihnen d.3 smart mobile Daten und Dokumente zur Verfügung.

Die Highlights der Anwendung

  • d.3 Client ist optimiert für mobile Geräte 
  • Vollständige Auskunftsfähigkeit auch unterwegs
  • Mobil im Unternehmensarchiv d.3 suchen
  • Workflowstart/-teilnahme per Smartphone oder Tablet-PC
  • Intuitive Dokumentenbetrachtung
  • Archivierung direkt aus anderen Apps in Ihrem d.3 System 

Vorteile für den Anwender

  • Sie sind auch mobil immer auskunftsfähig 
  • Alle Daten und Dokumente stehen zur Verfügung 
  • Keine Einschränkung in der Arbeitsweise durch Außendiensttätigkeiten