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PSC Portal Systems Newsletter April 2014

Coming soon: Version 2.0 des “pscBusiness Application Framework” ready for Office 365

Seit mehr als zwei Jahren realisiert Portal Systems mit dem „pscBusiness Application Framework (pscBAF)“ auch Projekte auf Basis von Office 365.

In dieser Zeit sind sukzessive immer mehr Funktionen (sogenannte „Actions“) für den klassischen SharePoint Server (on-premises) wie auch für die Microsoft Cloud Umgebung Office 365 (SharePoint Online) verfügbar gemacht worden.

Nun wird mit der Version 2.0 des pscBusiness Application Frameworks auch das integrierte Regelwerk (Modul: Business Rules Engine) zur Automatisierung beliebiger Hintergrundprozesse im SharePoint-Umfeld vollständig für Microsoft Cloud Umgebungen bereitgestellt. Die konsequente Nutzung des Client Side Object Models (CSOM) und der Remote Event Receiver machen anwenderfreundliche Geschäftsanwendungen wie Vertragsmanagement, Qualitäts- und Projektmanagement und beliebige weitere Geschäftsanwendungen auch in Microsoft Office 365 möglich.

Durch die konsequente Generalisierung in der Portal Systems Produktentwicklung ist die Business Rules Engine (als Bestandteil des pscBusiness Application Frameworks) nun nicht mehr ausschließlich für SharePoint nutzbar, sondern kann auch zur Integration und Steuerung beliebiger IT-Systeme genutzt werden. Somit lassen sich zum Beispiel File-System-Aktionen genauso automatisieren wie SQL-Server- oder Active Directory-Operationen. Ebenso können vorhandene ERP- oder CRM-Lösungen (SAP, Microsoft Dynamics, …) mit Hilfe der Business Rules Engine integriert werden und bieten so die systemübergreifende Automatisierung von Hintergrundprozessen.

Mit Unterstützung der Business Rules Engine können Sie somit Geschäftsanwendungen wie z. B. ein Geschäftspartner- oder Vertragsmanagement in Office 365 betreiben, während die Daten und Dokumente sicher in Ihren on-premises Systemen liegen. Nachdem die Business Rules Engine in den jeweiligen Systemen als Event-Receiver registriert wurde, werden alle Events in dem jeweiligen System an den Business Rules Engine-Service gemeldet. Hierbei handelt es meistens um neue oder geänderte Elemente innerhalb des Systems. In diesem Moment kann die Business Rules Engine reagieren und die entsprechenden Geschäftsregeln anwenden.

Die Anwendungsvielfalt zur systemübergreifenden Prozessintegration und Datensynchronisation ist nahezu endlos: 

  • Im SAP werden eine neue Bestellung oder ein neuer Kreditor angelegt, im SharePoint (auch in Office 365) wird automatisch eine Bestellakte oder ein Geschäftspartner-Stammsatz (inkl. Akte) angelegt.
  • In einem SharePoint-basierten Workflow wird ein Benutzerantrag erfolgreich abgeschlossen. Im Active Directory wird der Benutzer automatisch (inkl. der im Workflow definierten AD-Gruppen) angelegt und eine E-Mail verschickt.
  • Auf einem File-Server wird eine neue Excel-Tabelle gespeichert. Deren Inhalte werden durch die Business Rules Engine sofort verarbeitet und zeilenweise einer SharePoint-Liste hinzugefügt.
  • In Abhängigkeit von einem gesetzten Status (z. B. final) werden das Dokument und die zugehörigen Attribute auf einem File-Server gespeichert. Von hier kann das Dokument z. B. einem Archivsystem zur Langzeitarchivierung zur Verfügung gestellt werden.

Des Weiteren können SharePoint Anwendungen in Ihrer on-premises Umgebung mit Office 365 problemlos interagieren und sich synchronisieren.

Einige Beispiele für die Anwendungsvielfalt der Business Rules Engine finden Sie auch auf YouTube: http://bit.ly/1jnfRSv

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Rückblick auf die CeBIT 2014

Die CeBIT 2014 hat ihre Wandlung von einer schrillen und Endanwender-bezogenen IT-Messe zu einer reinen Business-Messe für IT-Entscheider vollzogen. Es war insgesamt sehr ruhig, viel weniger laute Musik, mit 210.000 Besuchern moderat besucht und die Staus aus früheren Jahren sind auch Geschichte. Das Wetter war warm, sonnig und frühlingshaft - und spiegelte somit den Aufbruch in eine neue Ära wider.

Für uns war die CeBIT ebenfalls der Aufbruch in eine neue Ära, mit einer neuen Positionierung - zum ersten Mal waren wir auf zwei Messeständen vertreten. Wie in den letzten Jahren bei d.velop und zum ersten Mal als Mitaussteller auf dem Microsoft-Stand. Die Resonanz war für uns auf beiden Ständen mehr als positiv, besonders die Themen, wegen denen die Kunden und Interessenten gekommen sind, bestätigen unsere Produktstrategie. Wir hatten sehr interessante und nachhaltige Bestands- und Neukundengespräche. Neben den vielen Kundengesprächen konnten die Kontakte zu Microsoft intensiviert sowie bestehende Partnerschaften gefestigt und neue Partnerschaften angeregt werden. 

Alle Gespräche zeigten, dass trotz „Datability“ – das diesjährige Motto der CeBIT - die klassischen Geschäftsprozesse immer noch relevant und nachgefragt sind, SharePoint definitiv nicht auf dem Abstellgleis steht und wir mittel- bis langfristig den gemeinsamen Weg in die Cloud gehen werden.

Wir freuen uns auf die Neuerungen und Erweiterungen in unserem Lösungsportfolio, die wir im Laufe diesen Jahres umsetzen und Ihnen präsentieren werden.

Die CeBIT 2015 wird vom 16. bis 20. März veranstaltet, wir werden auch wieder dabei sein und freuen uns auf Sie.

Dokumenterfassung in SharePoint über Microsoft Outlook, Multifunktionsgeräte und mobile Endgeräte

Neben neuen Produkten und fachlichen Lösungen hat Portal Systems auch neue erweiterte Integrationen vorgenommen, die für alle SharePoint-Kunden interessante Ergänzungen sind.

Mit dem yourMAIL DMS Connector können ab sofort beliebige SharePoint DMS-Lösungen flexibel in Outlook integriert werden. Der ständige Wechsel zwischen Outlook und der Web-Oberfläche Ihrer DMS-Lösung entfällt. Die intelligente yourMAIL Replikation stellt sicher, dass Benutzer mit exzellenter Performance und ohne Verzögerung auf Inhalte in einem SharePoint-basierten Aktenplan zugreifen können. Die yourMAIL-Sidebar bietet eine flexible Anzeige und Suche innerhalb eines SharePoint-Aktenplans. Die intelligente 1-Click Ablage unterbreitet im E-Mail Ablagedialog intelligente Vorschläge, so dass komplette E-Mail Konversationen mit nur einem Klick in SharePoint abgelegt werden können. Damit Sie auch von unterwegs flexibel mit den SharePoint-Inhalten arbeiten können, bietet yourMAIL einen separaten Offline Client. Sie entscheiden auf Basis des DMS-Aktenplans, auf welche Akten Sie offline zugreifen wollen. Intuitive Filter erleichtern das Arbeiten mit den Offline-Inhalten.

Das komfortable Einscannen von Papierdokumenten über ein Multifunktionsgerät wird durch Produkte der Firma NSI Europe GmbH realisiert.

Als Basis wird ein Server benötigt, der die gescannten Dokumente entgegennimmt, optimiert (Qualitätsverbesserung, Barcode erkennen, Volltexterkennung, etc.) und dem entsprechenden Backendsystem (SharePoint, SAP, weitere) zuführt.

Auf dem Multifunktionsgerät (MFP) wird im Display ein neuer Eintrag für das Scannen nach SharePoint zur Verfügung gestellt (dieses kann auch über einen automatischen Rollout auf zuvor definierte Geräte realisiert werden). 

Der Benutzer geht mit seinen Dokumenten zum MFP, wählt z. B. Scan2SharePoint, wählt die gewünschte Bibliothek aus, kann in einem Eingabeformular Attribute eingeben und das Dokument einscannen. Auf dem NSI-Autostore-Server wird die Verarbeitung der Dokumente durchgeführt (Bildoptimierung, OCR, etc.) und dann im SharePoint-Server in der ausgewählten Bibliothek abgelegt. Optional können auch automatisch Prozesse gestartet werden oder das Dokument (bzw. ein Link auf das Dokument) per eMail weitergeleitet werden. Hier kann auch ein automatisches Regelwerk umgesetzt werden, das auf bestimmte Attribute prüft, und dann nach einem Regelwerk weiterleitet.

Besonders interessant ist der vergleichbare Funktionsumfang für die Erfassung von Dokumenten auf mobilen Endgeräten (iOS und Android).

d.3 smart outlook – Geschäftsprozesse direkt in Outlook bearbeiten

d.3 smart outlook greift unmittelbar auf die von Ihnen eingesetzten Drittanwendungen zu und stellt die Informationen aus FiBu-, ERP- oder CRM-Systemen direkt in Ihrem Outlook-Client zur Verfügung. Damit wird Ihr Microsoft Outlook Client so richtig smart.“

E-Mails sind ein fest gesetztes, zentrales Medium in der geschäftlichen Kommunikation. Aber viel zu oft entstehen Medienbrüche, denn in einem Großteil des Mailverkehrs entsteht ein Bezug zu Drittsystemen wie Ihrer Finanzbuchhaltung, dem CRM, der Warenwirtschaft oder anderen Softwareprodukten. Diese Verbindung stellten Sie als Outlook-Nutzer bisher manuell her, indem Sie verschiedene Anwendungen parallel öffneten, manuell Daten abglichen und Inhalte kopierten. Doch das hat nun ein Ende!

d.3 smart outlook macht Ihren Outlook-Client zur Informationsdrehscheibe, zum Datenzentrum Ihres Geschäftsalltags. d.3 smart outlook stellt die Informationen, die in den verschiedenen bei Ihnen im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukten verteilt vorliegen, zentralisiert im Outlook Client zur Verfügung. Also direkt dort, wo der größte Teil Ihrer Kommunikation stattfindet: Direkt in Ihrem E-Mail- Client. Die smartZones von d.3 smart outlook sind dabei die zentrale Anzeigestelle für sämtliche Informationen aus Drittsystemen. 

Bekommen Sie als Nutzer von d.3 smart outlook beispielsweise eine E-Mail mit einem Bestellbezug zu Ihrem SAP System, zeigt Ihnen d.3 smart outlook die Inhalte aus SAP in einem eigenen Fenster direkt in Outlook an. Ein Wechsel in die SAP Anwendung zum Abgleich der Inhalte ist damit nicht mehr notwendig. 

d.3 smart outlook arbeitet im Hintergrund und stellt die Inhalte der führenden Applikationen ebenso wie die archivierten Informationen aus d.3 unmittelbar bereit.

Und d.3 smart outlook kann noch mehr: Erhalten Sie eine E-Mail mit beispielsweise einer ISBN Nummer, erkennt d.3 smart outlook diese Zeichenfolge und bietet Ihnen die passende Schaltfläche (smartAction) an, um direkt im Outlook Client einen Online-Buchhändler auszusuchen und sich die Informationen zur ISBN-Nummer anzeigen zu lassen. Der Wechsel in den Browser, das Aufrufen einer URL sowie das manuelle Übertragen der ISBN-Nummer entfallen hier komplett. Und dies ist nur eines der Beispiele, wie d.3 smart outlook von d.velop Ihren Outlook Client im alltäglichen Umgang mit Informationen smarter werden lässt. Denn zusätzlich bietet d.3 smart outlook als Teil der d.3 smart suite die Möglichkeit, Inhalte wie E-Mails direkt ins digitale d.3- Archiv abzulegen – ebenfalls ohne den Outlook-Client zu verlassen. Die Ablage der Inhalte erfolgt dann bezogen zum jeweiligen Vorfall oder Geschäftskontakt, den Sie in Outlook ausgewählt haben. Sie navigieren einfach in der smartZone durch den Ordner-Baum in Ihrem d.3-Archiv und lassen die E-Mail – bei Bedarf auch mit Anhang – direkt in die passende digitale Akte fallen. Automatisch wird die Mail archiviert und steht unmittelbar nach dem Vorgang Ihnen und allen berechtigten Kollegen zur weiteren Recherche zur Verfügung. Über die in d.3 smart outlook integrierten smartZones lassen sich darüber hinaus ganz einfach und effizient unternehmensweite Geschäftsprozesse starten. Die smartZones stellen sich als kleine Symbole dar, die jeweils einen Vorgang symbolisieren. Wenn zum Beispiel eine E-Mail via Drag & Drop auf eines der Symbole abgelegt wird, startet der dahinterliegende Prozess, der unternehmensspezifisch konfigurierbar ist. So können einfach und smart beispielsweise eingehende Rechnungen in einen Eingangsrechnungsprozess gesendet werden. Und das ist nur ein kleiner Teil des Funktionsumfangs von d.3 smart outlook!

Für weitere Informationen rund um d.3 stehen Ihnen unsere Kollegen gerne zur Verfügung.