ecspand Vertragsmanagement - die Funktionen im Überblick

Reine Sharepoint Lösung auf Basis MOSS 2007/2010

Benutzerfreundliche Erfassungsmasken

Unterstützung des Vertragserstellungsprozesses über Vorlagen und Textbausteine

Generierung einer Vertragsübersicht

Einbindung in Sharepoint BI (excel-export, excel-services, KPI‘s)

Versionierung von Objekten (Sharepoint); Office-Integration

Templates für Listen und Dokumentbibliotheken

Integrierte Fristenverwaltung mit automatischer Wiedervorlagefunktion

Workflows für Fristüberwachung und Prüfung

Workflows für Genehmings- und Freigabeverfahren bei der Vertragserstellung

Protokollierung der Bearbeitungsstände

Integration von ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, …

Berechtigungssteuerung / Zugriffsrechte

Integriertes Dokumentenmanagement für Sharepoint auf Basis ecspand

Drag&Drop von Dokumenten aus Outlook und Windows-Explorer in die Vertragsakte

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ecspand Vertragsmanagement - die Funktionen im Detail

ecspand contract management ist ein Software-Produkt auf Basis SharePoint 2007/2010

keine kundenspezifische Entwicklung oder Implementierung

Anpassungen erfolgen über reines Customizing der Anwendung

wird im Rahmen der Sotwarepfege ständig weiterentwickelt, funktional verbessert und optimiert

Anwender können Weiterentwicklungen kostenneutral über Softwarepflegeverträge erhalten

alle Funktionen und jede Aktualisierung (Patch, neue Version) unterliegen einer strengen Qualitätssicherung

Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit in der Bedienung

alle Vertragsdaten werden über eine intelligente und benutzerfreundliche Eingabemaske erfasst

ecspand ersetzt die Standard SharePoint Eingabemasken durch eine benutzerfreundliche und

     fehlertolerante Oberfläche

Vertragsdaten werden von der ecspand Benutzeroberfläche bereits bei der Eingabe auf Validität

     geprüft und gegebenenfalls mit textlichen Hinweise/Hilfen unterlegt.

Vererbung von Metadaten aus der Vertragsakte beim Erstellen neuer Dokumente, beim Hochladen und beim

     Scannen zur Vermeidung unnötiger Doppelerfassungen

Überwachung von Stichtagen und Fristen mit Erinnerungsfunktion / EMail

Ausgefeilte Berechnungslogik zur eindeutigen Ermittlung und Berechnung von Stichtagen und Fristen

Automatische Erzeugung von Benachrichtigungen und Versendung von (mehrstufigen) Erinnerungsmails

     auf Basis der berechneten Stichtage

Stichtage werden in Abhängigkeit der validierten Vertragsdaten automatisch berechnet. Keine manuelle

     (fehlerkritische) Eingabe notwendig

Standard Schnittstellen für ein- und ausgehende Dokumente und angebundene Systemen

Integrierte Scan-Schnittstelle zur automatisierten Übernahme gescannter Belege direkt in das

     Vertragsmanagement

Speichern von Emails und Anhängen aus Outlook und Windows-Explorer per drag & drop direkt in die

     Vertragsakte mit Übernahme der Metadaten

Schnittstellen zu SAP, Navision, MS CRM und weiteren ERP-Systemen

Erzeugung hierarchischer Vertragsakten

Virtuelle und dynamisch generierte Vertragsaktenstruktur zur Vermeidung von Vertragsredundanzen

übersichtliche Navigation in den Verträgen

Darstellung der Vertragsabhängigkeiten (Rahmenverträge, Unterverträge)

Umfangreiche Suchmöglichkeiten

Kontextabhängige Suchmaske je nach Vertragsart

Benutzerfreundliche und geführte Suche sowohl im Volltext als auch nach den jeweiligen Vertragsmetadaten

3-stufige Suche: Volltext (SharePoint Standard), Volltext plus Metadatenextraktion (facets) und

     (intelligente) Metadatensuche

Unterstützung umfangreicher Berechtigungsmodelle

Setzen von Berechtigungen auf einzelne Verträge mit Vererbung dieser Rechte auf alle

     Vertragselemente (Dokumente, Aufgaben, Termine, Fristen…) durch intelligente Hintergrunddienste

spezielle Logik und Oberfläche zum einfachen Ändern/Setzen von Benutzerrechten für einzelne Verträge

Verwaltung von Rahmenverträgen und Unterverträgen

Inhaltliche Zusammenfassung und grafische Darstellung von Rahmenverträgen und Unterverträgen

Intelligente Stammdatenverwaltung- und erfassung

Verwendung und Zugriff auf Stammdaten (Vertragspartner, Mandanten, Kostenstellen…) die in beliebigen

     SharePoint Sites liegen können (auch websitesammlungsübergreifend)

benutzerfreundliche Auswahl der Vertragspartner

Autovervollständigung von Auswahllisten

Nachschlagen in großen Stammdatenmengen mit Suchmöglichkeiten, filtern und sortieren

Erstellung neuer Verträge mittels MS Office

Hohe Integration in MS Office

Kontextsensitive Bereitstellung von Vertrags-Vorlagen

Automatische Erzeugung einer eineindeutigen Vertrags ID

Automatische Erstellung von PDF Dokumenten

PDF Erzeugung in Abhängigkeit des Status eines (MS Office-)Vertragsdokumentes

bei Freigabe eines neuen Vertrages

PDF-Erstellung für alle Dokumentformate (nicht nur MS Office)

PDF Erstellung automatisch durch einen Hintergrund-Dienst

Compliance/Archivierung

Logische und physische Archivierung von Vertragsdokumenten

Komplexes Regelwerk für die Archivierung

Definition von Archivregeln pro Vertragsart möglich

Auslagerung von Vertragsdokumenten und deren Metadaten auf externe Storage Systeme

     oder auf FileShares (SAN)]

Archivierung von Vertragsdokumenten als Link oder als Kopie

Zertifizierung der angebundenen Storage Systeme

Anwender- und Administratorenunterstützung

Standardisiertes Schulungskonzept, auch einführungsbegleitend in Form von Workshops

Schulungskonzepte- und unterlagen für IT Administration und Enduser

Vorlagen zur Strukturierung von Vertragsarten und Vertragstypen

erprobtes Einführungsmodell für kurze und kostengünstige Implementierung

Ausführliche Handbücher/Dokumentationen

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ecspand Vertragsmanagement - SAP Integration

ecspand Vertragsmanagement bietet mit der aktuellen Version V2.0 einen SAP-Connector für die Integration von SAP und der in SharePoint verwalteten Vertragsakte.

Die SAP-Schnittstelle ermöglicht die Übernahme von Daten Ihrer Geschäfts- und Vertragspartner sowie der in SAP verwalteten Kontrakte direkt aus SAP heraus in die Vertragsakte. Zusätzlich können die ecspand Vertragsakten als Linkverweise nach SAP zu übertragen werden. Somit kann der SAP Benutzer direkt aus SAP heraus durch die gewohnte Art und Weise über die „Anlagenliste zum Objekt“ die Vertragsakte im SharePoint öffnen und bearbeiten.

Der Vorteil dieser Lösung ist die optimale Verknüpfung eines leistungsfähigen SharePoint-basierten Vertragsmanagements (Stammdaten, Fristen/Benachrichtigung, Wiedervorlagen, Kosten, Aufgaben, Notizen, Dokumentverwaltung) mit den in SAP erfassten Vertrags- und Geschäftspartner- sowie Kontraktdaten. Die Recherche nach Vertragsakten kann somit über SAP aber auch ganz ohne SAP direkt über SharePoint erfolgen. Eine komplett in die ecspand Produktpalette integrierte Archivierung der Vertragsdokumente rundet das Lösungsportfolio ab. (mehr dazu hier: ecspand –Enterprise Content Services

Auch die Integration der im SAP über die ArchivLink-Schnittstelle archivierten Dokumente ist Bestandteil der neuen ecspand Vertragsmanagement Version. ecspand Vertragsmanagement ist es dabei egal, welches Archivsystem im Einsatz ist, da Anbindung über den SAP Standard realisiert worden ist.

Sollte noch kein ECM/Archiv-System für SAP im Einsatz sein, so bieten wir mit unseren ECM-Produkten d.3 und ecspand Services leistungsstarke Systeme an, die von der SAP für den ArchivLink Standard zertifiziert worden sind.

[mehr Informationen zu ecspand Services]                  [mehr Informationen zu d.3 ECM Suite]

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ecspand Vertragsmanagement - Download von Informationen

umfangreiche Präsentation der Lösung ecspand – Vertragsmanagement ...
ecspand Vertragsmanagement - Ein Überblick (2,24 MB)

zum ecspand Flyer ...
ecspand Vertragsmanagement - Flyer

eine ausführliche Lösungsbeschreibung gibt es hier ...
ecspand Vertragsmanagement-Lösungsbeschreibung

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ecspand Vertragsmanagement - Kundenliste

Anbei finden Sie eine Auswahl an Kundenreferenzen, bei denen das Produkt ecspand Vertragsmanagement im Einsatz ist. Auf der Basis von Kompetenz, Zuverlässigkeit und Vertrauen arbeiten wir mit den meisten unserer Kunden schon über Jahre intensiv zusammen.
In unserer Kundenliste finden Sie renommierte Unternehmen - und vielleicht sind demnächst auch Sie dabei.

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