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| Täglich erreichen Ihr Unternehmen Massen an Posteingängen der verschiedensten Art. Diese gilt es zu sichten, den richtigen Adressaten zu ermitteln und ihm zuzustellen. Digitale Informationen lassen sich deutlich leichter, schneller und günstiger verteilen. Zudem erlauben sie eine bessere Weiterbearbeitung, die platzsparende und günstige Langzeitarchivierung und einen schnellen Zugriff. Angesichts dieser Vorteile bietet sich die Digitalisierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt an, nämlich sofort, wenn die Post das Unternehmen erreicht. eInvoice - Automatisierung des Rechnungseingangs Der Rechnungseingang bietet sich für eine weitergehende Automatisierung an. Dieser Bereich eröffnet zusätzliche Einsparpotenziale, und zwar wachsend mit der Zahl der Eingänge. Das monotone Sichten, Abgleichen und Buchen unzähliger gleichartiger Vorgänge bindet in der Buchhaltung unnötig Manpower, Intelligenz und Kompetenz, die für wichtigere Aufgaben fehlen. Scanner und Erkennungssoftware sind heute so hoch entwickelt, dass solche Systeme die eingehenden Rechnungen intelligent identifizieren und die Positionen sicher auslesen. Dank einer Anbindung an interne Systeme wie SAP erfolgt automatisch eine Plausibilitätsprüfung durch einen Abgleich mit den dort dokumentierten Bestellungen. Stimmt beides überein, kann der Vorgang automatisch gebucht oder zumindest ein entsprechender Buchungsvorschlag in SAP erzeugt werden. Rechnungen ohne Bestellbezug werden vom Workflow-System an den zuständigen Kostenstellenverantwortlichen zur Prüfung weitergeleitet. Neben der Automatisierung bieten solche Systeme zudem den großen Vorteil einer umfassenden Transparenz. Die Buchhaltung hat jederzeit einen Überblick über den Stand des Freigabe-Workflows und kann so gewährleisten, dass die Zahlungsfristen eingehalten werden. Entlasten Sie Ihre Poststelle durch die Automatisierung des Posteingangs. Nutzen Sie die Optimierungspotenziale der automatischen Vorerfassung von Eingangsrechnungen und der elektronischen Rechnungsprüfung. Werden Sie schneller, transparenter, günstiger und besser. Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Analyse der Situation, der Auswahl der für Ihr Unternehmen optimalen Lösung und der Einführung des Systems. >>> Projektbeispiel für die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung >>> Weitere Referenzen Ihr Ansprechpartner: Frank von Orlikowski e-Mail: fvo@portalsystems.de Telefon: 040 / 414292 - 0 ePost - Elektronischer Posteingang: Schneller, günstiger, sicherer Die erste Station der Dokumentenbearbeitung ist häufig die Poststelle. Bereits hier verschenken viele Unternehmen, die ihre Briefe noch manuell sortieren und in Postkörbe legen, viel Zeit und Geld. Wesentlich effektiver ist es, über spezialisierte Lösungen zunächst sämtliche Schreiben zu scannen und die Inhalte auszulesen. Die nun elektronisch vorliegenden Dokumente werden klassifiziert und über ein Workflow-System sofort dem zuständigen Mitarbeiter zugestellt, der die Inhalte ohne manuelles Abtippen leicht weiterbearbeiten kann. Neben der schnelleren Verteilung und der einfachen Weiterverarbeitung bietet die Automatisierung des Posteingangs auch den Vorteil der besseren Dokumentation. Es entstehen homogene elektronische Akten, beispielsweise mit sämtlichen eMails, Notizen oder internen Projektunterlagen, die die komplette Kommunikation eines Einzelfalls lückenlos dokumentieren. Diese Dokumentation erlaubt beispielsweise, auf Kundenfragen sofort zu reagieren – keine lästige Recherche im Papierarchiv, kein zeitraubendes Suchen in Aktenordnern, keine Rückrufe zu Lasten des Unternehmens. Dies ist günstiger für Ihr Unternehmen, und Sie bieten Ihren Kunden zugleich einen deutlich besseren, schnelleren und kompetenteren Service. >>> Projektbeispiel für eine Posteingangslösung (PDF 1,5 MB) >>> Weitere Referenzen Ihr Ansprechpartner: Frank von Orlikowski e-Mail: fvo@portalsystems.de Telefon: 040 / 414292 - 0 |
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