FAQ | Shareflex und Portal Systems

In den Portal Systems FAQ beantworten wir die Fragen, die uns Interessenten und Kunden am häufigsten stellen. Ihre Frage ist nicht dabei? Dann schreiben Sie uns. Wir beantworten Ihre Fragen gern auch persönlich!

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FAQ: Produktsuite Shareflex ECM Online und Shareflex Solutions

Wenn Sie mehr über unsere Lösungen für Microsoft 365 und SharePoint Online möchten, dann sind Sie hier richtig!

Was sind die Mindestanforderungen, um die Shareflex Solutions nutzen zu können?

Wir bieten Shareflex für Microsoft SharePoint Online an und setzen damit einen Microsoft-365-Plan, der Microsoft SharePoint Online beinhaltet, voraus.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich mit Shareflex optimieren und automatisieren?

Im Prinzip lassen sich mit Shareflex alle denkbaren Anwendungen für Geschäftsprozesse konfigurieren. Wir bieten Ihnen vorkonfigurierte Lösungen für das Akten- und Dokumentenmanagement, das Vertragsmanagement, die Verwaltung und Lenkung von QM-Dokumenten sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Welchen Mehrwert bietet Shareflex meinem Unternehmen?

Shareflex erweitert Ihre SharePoint-Infrastruktur und macht diese benutzerfreundlicher und flexibler. Mit unseren vorkonfigurierten Geschäftsanwendungen (Shareflex Solutions) erhalten Sie zudem äußerst sichere und effiziente Tools für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Ist es möglich die Shareflex Solutions anzupassen und zu individualisieren?

Da die Shareflex Solution in der Microsoft-365-Umgebung des Kunden bereitgestellt wird, sind sehr flexible Anpassungen und Individualisierungen möglich. Diese sind komplett getrennt und unabhängig von anderen Bereitstellungen in der gleichen Microsoft-365-Umgebung oder anderen Kunden.

Eignet sich Shareflex auch für kleinere Unternehmen?

Ja. Es muss allerdings ein Microsoft-365-Plan vorhanden sein, der SharePoint Online enthält.

Welche Subscription-Gebühren fallen für die Shareflex Online Produkt-Lösungen an?

Bei den Shareflex-Lösungen mit User-Lizenzierung fallen, wie bei anderen Anbietern auch, Gebühren für die einzelnen Nutzer bzw. User an. Dabei unterscheiden wir jedoch nicht nach Berechtigung, also nach Art des Zugriffs. Das bedeutet, dass ein Lesezugriff genau so viel kostet, wie ein Schreibzugriff. Außerdem reduziert sich der Preis pro User bei einer höheren Anzahl an Gesamtlizenzen.

Dazu ein Rechenbeispiel:

Eine Subscription für 10 User kostet €400 pro Monat

Eine Subscription für 100 User kostet €1.200 pro Monat

Bei 10 Lizenzen kostet ein User dementsprechend €40, bei 100 Lizenzen nur €12. Durch diesen Mengenrabatt ist der Preis pro User bei einer hohen Anzahl an Nutzern deutlich geringer.

Der Vorteil dieser Variante ist, dass der Aufwand für das Lizenzmanagement wesentlich geringer ist. So muss nur die Anzahl der Benutzer überwacht werden und nicht, wie die Benutzer zugreifen können. Zusätzlich wird mehr Flexibilität geboten, da auch ein gelegentlicher Schreibzugriff ohne Mehrkosten abgedeckt ist.

Warum gibt es eine Plattformdienstbeschreibung und eine Solutions-Dienstbeschreibung?

Die Plattformdienstbeschreibung bezieht sich auf den SaaS-Service „Shareflex Online“, der, neben Microsoft 365, die Basis für die Shareflex Solutions ist. Die Plattformdienstbeschreibung erläutert die Shareflex Online Services, beschreibt die Aspekte des Datenschutzes, den Datenspeicherort und den Release-Prozess sowie technische Grenzen und Beschränkungen.

Die Shareflex-Solutions-Dienstbeschreibung hingegen bezieht sich direkt auf die Shareflex Solutions und deren Betriebsmodell und beschreibt den Lösungsbetrieb.

Speichert Portal Systems die Daten, die mit einer Shareflex Solution verwaltet werden?

Nein, die Portal Systems AG speichert keine Daten dauerhaft, wie z. B. Vertragsdaten, Eingangsrechnungsdaten oder auch alle Arten von Dokumenten, die Unternehmen mit einer Shareflex Solution verarbeiten (im Folgenden „Kundendaten“). Die Kundendaten werden lediglich im Rahmen der Anwendungslogik vorübergehend durch Shareflex verarbeitet.

Wo sind die Kundendaten gespeichert?

Die Kundendaten werden immer in SharePoint Online bzw. im Microsoft-365-Mandanten des Kunden gespeichert. Bei der Einrichtung des Microsoft-365-Mandanten muss der Kunde den Datenspeicherort definieren. D.h., dass die Kundendaten immer dort gespeichert werden, wo die Microsoft-365- bzw. SharePoint-Online-Daten liegen.

Findet eine Sicherung der Kundendaten, die mit einer Shareflex Solution verwaltet werden, statt?

Die Portal Systems AG übernimmt im Lösungsbetrieb keine Sicherung der Kundendaten. Wenn eine Sicherung der in SharePoint Online gespeicherten Kundendaten notwendig ist, obliegt es dem Kunden, ein entsprechendes Back-up- oder Restore-Konzept zu definieren.

Wie erfolgt ein Update einer Solution?

Ein Update der Shareflex Solution erfolgt durch ein Hochladen und Bereitstellen des Update-Paketes. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der Kunde selbstständig oder mithilfe eines Integrationspartners. Bei einem erforderlichen Update wird der Kunde mindestens 30 Tage vorher darüber informiert. Wird ein erforderliches Update nicht zeitgerecht ausgerollt, können wir die Funktionstüchtigkeit der Anwendung nicht mehr gewährleisten.

Was kann Shareflex, was SharePoint nicht kann?

Erst durch Shareflex wird SharePoint zu einer Plattform für Geschäftsanwendungen. Denn Shareflex baut auf SharePoint auf, erweitert es sinnvoll und maximiert so die Benutzerfreundlichkeit.

FAQ: Shareflex Online Services

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu unserem SaaS-Modell und den dazugehörigen Services.

Warum wird zwischen den Shareflex Online Services und den Shareflex Solutions unterschieden?

Die Shareflex Solutions sind konkrete Lösungen bzw. Anwendungen, während die Shareflex Online Services und Microsoft 365 die (für den Anwender unsichtbaren) Basisdienste dahinter bereitstellen.

Modell der Shareflex Online Services und Solutions

Welche Daten speichert Portal Systems mit den Shareflex Online Services?

Um eine performante Ausführung zu gewährleisten, speichert Portal Systems einen Teil der Konfigurationsdaten einer Shareflex Solution in einer Microsoft Azure SQL-Datenbank. Dies betrifft beispielsweise die Geschäftsanwendungslogik, die im Hintergrund ausgeführt wird.

Wie erfolgt ein Update der Shareflex Online Services?

Das Fundament der Shareflex Solutions sind die Microsoft-365-Dienste und die Shareflex Online Services. Für die Microsoft-365-Dienste und die Shareflex Online Services werden Updates automatisch bereitgestellt.

Was passiert, wenn die Shareflex Online Services nicht verfügbar sind?

Die Shareflex Online Services sind hochverfügbar ausgelegt und modular aufgebaut, so dass Ausfälle auf ein Minimum reduziert werden. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass alle Shareflex Online Services nicht verfügbar sind, ist die Arbeit mit der Lösung nicht mehr möglich.

Zugriff auf Daten in SharePoint Online ist immer möglich

Der Kunde kann dennoch weiterhin auf all seine Daten zugreifen, da diese in SharePoint Online gespeichert sind. Der Zugriff funktioniert über Standardfunktionen von Microsoft 365 wie die SharePoint-Volltextsuche, OneDrive for Business oder den Standard-SharePoint. Wenn ein einzelner Shareflex-Online-Dienst nicht verfügbar ist, reduziert sich der Funktionsumfang um die nicht verfügbaren Funktionen des jeweiligen Dienstes.

Welche Dienste und Funktionen überwacht Portal Systems?

Die Portal Systems AG verwaltet die in Microsoft-Azure-Rechenzentren gehostete Infrastruktur (Infrastructure as a Service) für Shareflex Online. Dies umfasst u.a. (und nicht ausschließlich) die Verwaltung der Konfigurationsdaten, die Hochverfügbarkeit, die Wiederherstellung der Konfigurationsdaten sowie die Sicherheit und Skalierung (Details siehe Shareflex Online Services Plattformdienstbeschreibung). Die auf dieser Infrastruktur gehosteten Shareflex Online Services werden kontinuierlich überwacht. Darüber hinaus überwacht Portal Systems die Kernfunktionalität der Shareflex Solutions.

Was müssen Kunden im Lösungsbetrieb selbst überwachen?

Kunden müssen insbesondere die Individualisierungen in der Shareflex Solution überwachen und Maßnahmen bei Vorfällen bzgl. der Performance und unvorhergesehenem Verhalten einleiten. Des Weiteren müssen sie das Daten- und Dokumentenwachstum sowie die Anzahl der Benutzer überwachen.

Was passiert bei einer Vertragsbeendigung?

Nach der Beendigung des SaaS-Vertrags mit der Portal Systems AG ist der Zugriff auf die Shareflex Online Services nicht mehr möglich. Die Shareflex-Lösung ist dann nicht mehr einsatzfähig.

Alle Daten bleiben beim Kunden

Da die Kundendaten im Microsoft-365-Mandanten bzw. in der SharePoint-Online-Umgebung des Kunden gespeichert werden, kann der Kunde auch nach Vertragsende auf diese Daten über Standardfunktionen von Microsoft 365 zugreifen.

FAQ: Allgemein

Weitere Fragen und Antworten rund um den Themenkomplex „Dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse“.

Was bedeutet ECM?

ECM steht für Enterprise Content Management. „Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse“, so die Definition des internationalen Branchenverbandes AIIM (Association for Intelligent Information Management).

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