Anwenderbericht Osram (Aktualisierung) – Vertragsmanagement mit SharePoint

Die Ausgangssituation

Frank Merbecks, Contract Manager bei OSRAM, zu den Anforderungen an das neue Vertragsmanagement: „Als international arbeitendes Unternehmen haben wir viele ebenso international arbeitende Kunden, die bei uns durch IKAMs (International Key Account Manager) bearbeitet werden. Und da es eben nicht nur globale, sondern auch lokale Verträge gibt, haben wir nach einer Möglichkeit gesucht den IKAMs diese Verträge jederzeit verfügbar zu machen ohne die Existenz und den Inhalt der Verträge lokal nachfragen zu müssen.“

Die Zielsetzung

Bei Osram wurde nach einer Möglichkeit gesucht, die Verträge weltweit in einem System zu verwalten und zur Verfügung zu stellen. Das Vertragsmanagement-System musste Baustein des OSRAM Contract Management (= OCM) Prozesses werden, nach dessen Regeln bei OSRAM Verträge entwickelt werden. In einem zweiten Schritt war eine systemgestützte Vertragsentwicklung (z.B. E-Workflow) über das OCM angedacht. Die Verträge bei OSRAM werden regional abgelegt. Allerdings führte dies immer zu sehr langen Antwortzeiten bei Abfragen über das Vorhandensein bzw. den Inhalt solcher Verträge. Insbesondere dann, wenn die Ansprechpartner nicht klar definiert, diese im Urlaub oder krank waren oder wenn der Vertrieb außerhalb der normalen Arbeitszeiten Informationen benötigte.

Das Auswahlverfahren

Über eine klassische Internetrecherche stieß die IT von OSRAM auch auf die „PSC Portal Systems Consulting GmbH“ und das Vertragsmanagement pscContract (seit Oktober 2017: Shareflex | contract). Unter den drei weiteren in Frage kommenden Anbietern, „war Portal Systems mit pscContract der einzige Anbieter der eine Art „out of the box“-Lösung hatte“, so Frank Merbecks, Contract Manager Osram.

Dass die Anforderungen aus dem Hause OSRAM direkt „live“ gezeigt werden konnten, überzeugte. Ein Pluspunkt, den die anderen ausgewählten Anbieter nicht erfüllen konnten, denn diese boten überwiegend individuelle Entwicklungen an. Ein Grobkonzept war die Basis für die Angebotsabgabe der vier Herstellerfirmen. Auf Basis der Anforderungen sollte ein entsprechendes Realisierungskonzept erarbeitet werden. Anschließende Workshops zeigten dann die praktischen Umsetzungsmöglichkeiten.

Da Portal Systems der einzige Anbieter war, der die Theorie sofort im Praxiseinsatz zeigen konnte, war der Favorit schnell gefunden. „Unsere Fragen wurden am lebenden System beantwortet bzw. Beispiele gezeigt, wie bestimmte Anforderungen abgebildet werden können. Das hat uns überzeugt.“

Das Projekt

Einen Testbetrieb hat es auf Grund der kurzen Anlaufzeit nicht gegeben. Im Januar 2011 wurde sofort produktiv gestartet. Frank Merbecks: „Unser Testsystem, in dem wir jetzt neue Funktionalitäten/Change Requests entwickeln und testen können, steht beim Rollout auch anzubindenden OSRAM Gesellschaften zur Ansicht und zum Ausprobieren zur Verfügung.“

Die Einführung und die anschließende Betreuung kamen gut bei OSRAM an. Aufgetretene technische oder auch konzeptionelle Fehler wurden in der Regel kurzfristig behoben. Aufgrund der hohen Anforderungen an die Datensicherheit und Datenmengen, werden mehrere Websitesammlungen für die Verwaltung der Daten verwendet. Shareflex | contract wird als globales Vertragsarchiv von Kundenverträgen sowie internen Verträgen eingesetzt. Die Hauptnutzer sind das Contract Management, der Vertrieb, das Vertriebscontrolling sowie der Bereich „Finance and Accounting/Tax“, der für die internen Verträge verantwortlich ist. Zusätzlich wird das System vom Qualitätsmanagement zur Archivierung von Qualitätsvereinbarungen mit den Kunden genutzt.

Shareflex | contract ist bei OSRAM, OSRAM Opto Semiconductors und Traxon (Deutschland, Slowakei, Österreich und Ungarn) im Einsatz. Nach dem Rollout in weitere europäische Länder ging es im Frühjahr 2013 mit den asiatischen Ländern weiter. Nach der Klärung einiger juristischer Fragestellungen wurde das System auch in den NAFTA-Ländern ausgerollt.

Vertragsmanagement – Der Rollout

Beim Rollout bekommen die User vorab einen Zugriff auf das Testsystem und die von OSRAM erstellte Userdokumentation. Im Rahmen eines Workshops (Dauer ½ Tag pro Land/Bereich) werden dann Fragen und Anforderungen geklärt. Die Produktivsetzung erfolgt im Anschluss über eine Schulung an deren Ende die ersten echten Verträge durch die User ins System geladen werden. Für die Startbetreuung plant OSRAM vier Wochen pro Land/Bereich ein.

In der Anfangsphase des Projekts wurden bei dem über 100 Jahre alten Unternehmen etwa 1200 Vertragsmappen und ca. 5000 Dokumente im System verwaltet. Zum Start war das Vertragsmanagement Shareflex | contract bei gut 300 Usern im Einsatz. Nach dem weltweiten Rollout sind es etwa 1000 User. Frank Merbecks: „Wir hatten bereits eine SharePoint Farm für andere Anwendungen im Hause, somit war der Aufwand zur Integration in die vorhandene EDV überschaubar.“

Den Vorteil von Shareflex | contract sieht der Vertragsmanagement-Profi in der weltweiten Verfügbarkeit, der kurzen Recherchezeit und der Einfachheit der Recherche. Eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit wird spürbar, wenn das System auch Vertragsentwicklung, z. B. über einen E-Workflow unterstützt. Frank Merbecks: „Wir konnten die Abläufe so optimieren, wie wir es geplant haben und widmen uns nun gemeinsam mit dem Portal Systems Team der systemgestützten Vertragsentwicklung und auditsicheren Archivierung.“

Fazit

Frank Merbecks: „Insbesondere für die Contract Manager bei OSRAM hat sich der Einsatz voll gelohnt. Analysen der Vertragssituation gehen erheblich schneller als vorher. Auch die Implementierung einer Template Library hat zu weniger Anfragen geführt, da sich die Vertriebs-User die aktuellen Templates ohne nachzufragen jederzeit aus dem System downloaden können.“

Stand 2017

Aktualisierung Feb 2017: Die vom Kunden gewünschte Lösung für eine komplexe, systeminterne Vertragsentwicklung wurde mittlerweile ebenfalls erfolgreich implementiert. Neben Deutschland setzt OSRAM heute in allen großen europäischen, asiatischen und amerikanischen Ländern auf die Vertragsmanagement-Lösung von Portal Systems. Das OCM verwaltet aktuell ca. 11.000 Verträge von OSRAM Clients in ca. 37 Ländern.

 

Informationen zu Osram

OSRAM, mit Hauptsitz in München, ist einer der beiden weltweit führenden Lichttechnologieanbieter. Mit seinem Portfolio deckt das Unternehmen die gesamte Wertschöpfungskette von Komponenten – einschließlich Lampen und optischer Halbleiter wie lichtemittierender Dioden (LED) – über Vorschaltgeräte bis hin zu vollständigen Leuchten, Licht-Management-Systemen und Beleuchtungslösungen ab. Mehr als 70 Prozent des Umsatzes erwirtschaftet OSRAM mit energieeffizienten Produkten. Im Fokus der Geschäftsaktivitäten steht seit über 100 Jahren das Thema Licht und damit Lebensqualität.

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